Vérifiez et approuvez les inscriptions

Inscriptions est la boîte où vous décidez de ce qu’envoient les clubs participants. Depuis cet écran, vous approuvez, refusez ou retirez chaque participation, vérifiez ses documents et son montant, faites avancer la liste d’attente et gérez les clubs.

Avant de commencer

• L’appel à inscriptions doit être publié. Inscriptions apparaît dans le menu de la compétition dès qu’il n’est plus un brouillon. Si vous ne l’avez pas encore publié, suivez Créez et publiez un appel à compétition.
• Vous pouvez décider depuis l’ouverture des inscriptions jusqu’à la fin ou l’annulation de la compétition. Une compétition terminée ou annulée n’accepte plus de décisions.
• Approuver n’encaisse rien à lui seul. Si Moment du paiement est réglé sur Après approbation, approuver crée le paiement du club. S’il est réglé sur À l’envoi, le paiement existe déjà dès que le club envoie l’inscription. Consultez Confirmez les virements et les paiements de votre compétition.
• La place est réservée lorsque le club envoie la participation : l’approuver ne la fait donc pas occuper à nouveau.
• Pour refuser ou retirer, il faut un motif de 3 à 500 caractères. Le club le verra.

Pas à pas

1. Ouvrez Inscriptions

Entrez dans la compétition et cliquez sur Inscriptions dans son menu. À gauche, vous voyez la colonne des clubs et, à droite, la fiche du club choisi. Si vous n’en choisissez aucun, le premier de la liste s’ouvre. En haut à droite, vous disposez de Exporter et, tant que les inscriptions sont ouvertes, de Inviter un club.

2. Recherchez et filtrez les clubs

Le champ Rechercher un club trouve les clubs par nom ou par ville. Les filtres sont :

• À valider : clubs avec des participations ou des remplacements en attente de décision. C’est le filtre initial.
• Tous : tous les clubs inscrits.
• Non envoyée : clubs qui n’ont encore rien envoyé.
• Hors délai : n’apparaît qu’après la clôture. Il regroupe les clubs ayant une prolongation que vous n’avez pas retirée ou des participations créées tardivement.

Chaque club affiche son compte, Compte propre ou Clybo’, son nombre de participations et, si besoin, une ligne d’avertissement : Bloqué, Hors délai jusqu’au avec une date, Remplacement ou Non envoyée. À droite, un compteur indique les participations à valider ; quand il n’en reste aucune, une coche apparaît.

3. Examinez la fiche du club

L’en-tête affiche le nom du club, sa ville, sa fédération, son numéro de club, le compte et le contact. Avec Écrire, vous ouvrez votre messagerie avec l’adresse de contact du club. Si le club a un téléphone, Appeler le compose.

Vous voyez ensuite quatre cartes de synthèse :

• Participations : par exemple, « 2 approuvées · 1 à approuver ». Après la clôture, elle compte aussi les modifications : « 5 approuvées · 2 modifications ».
• Documents : combien de documents du club sont prêts, par exemple « 2 sur 3 ». La carte passe en ambre tant qu’il en manque.
• Paiement : ce que le club paiera à l’approbation, par exemple « 147 € · à l’approbation », ou ce qui a été encaissé par rapport au total, en ambre tant qu’il reste de l’argent à encaisser.
• Musiques : les enchaînements dont la musique a été importée par rapport au total, par exemple « 3 sur 9 ».

Apparaissent ensuite les puces des documents avec leur statut : Accepté, En attente, Remis ou Nouvelle version à accepter (lorsque vous avez publié une version que le club n’a pas encore acceptée). Les documents informatifs ne sont pas affichés ici. Les documents facultatifs portent la mention « (facultatif) ». Pour créer ou modifier des documents, consultez Documents pour les clubs de la compétition.

4. Examinez les participations par division

Le tableau regroupe les participations du club par division, au format catégorie · niveau · modalité. Chaque ligne affiche la participation avec ses gymnastes et son statut, les agrès, la date d’envoi, le montant et les actions.

Les statuts possibles sont Envoyée (en attente de décision), Approuvée, Liste d’attente, Refusée, Retirée et Non envoyée. Si le club modifie une participation que vous aviez déjà approuvée, elle repasse en Envoyée avec la mention Modification à approuver.

Le montant est calculé par le serveur à partir des tarifs enregistrés dans Tarifs et places. Vous voyez Gratuit si le tarif est nul, 18 € + 10 € si une participation tardive porte une majoration (base plus majoration), et — s’il n’y a pas de montant à afficher. Cela arrive pour les participations refusées ou retirées, ou lorsqu’un tarif de base manque.

5. Approuvez, refusez ou retirez une participation

Les actions dépendent du statut de chaque participation :

• Envoyée : Refuser et Approuver.
• Liste d’attente : Promouvoir et Refuser.
• Approuvée : Retirer.

Approuver fait passer la participation en Approuvée et le club reçoit un e-mail avec la décision. Refuser ouvre Refuser la participation avec le champ Motif du refus. Le bouton Refuser s’active lorsque le motif compte entre 3 et 500 caractères, et le club le verra. Retirer ouvre Retirer la participation avec le même champ de motif.

Refuser et retirer aboutissent même si le tarif d’une autre participation de la même inscription est mal configuré. La décision est enregistrée et le paiement est signalé : dans Paiements, vous verrez l’avis « Le paiement n’a pas pu être recalculé après le refus ou le retrait : vérifiez les tarifs. Une nouvelle tentative aura lieu automatiquement. », et l’écran vous indique « Fait. Le paiement n’a pas pu être recalculé : vérifiez les tarifs dans Paiements. Une nouvelle tentative aura lieu automatiquement. ». Approuver et Promouvoir exigent en revanche un tarif valable : s’il manque le tarif de base, ou s’il y en a plusieurs pour une division, l’action n’est pas réalisée.

Résultat attendu : la ligne prend son nouveau statut et le compteur À valider de la liste baisse d’une unité. Si vous encaissez après approbation, le paiement du club est créé à l’approbation et le club le voit dans sa ligne Paiement.

6. Promouvez une participation en attente

Lorsque les places sont épuisées, les nouvelles participations passent Liste d’attente. S’il y a une place libre, Promouvoir la fait repasser en Envoyée, de sorte que la liste la compte comme À valider. Promouvoir n’approuve pas la participation : il faut ensuite cliquer sur Approuver. S’il n’y a pas de place libre, la plateforme ne la promeut pas et vous voyez l’avis correspondant. Vérifiez les places dans Tarifs et places.

7. Approuvez toutes les participations en attente d’un club

Si le club a plusieurs participations en attente, cliquez sur Approuver les N dans l’en-tête, où N est le nombre en attente. La confirmation Approuver les N participations de {club} ? s’ouvre et le bouton de confirmation affiche de nouveau Approuver les N. S’il n’y en a qu’une, le bouton affiche Approuver 1 participation et la confirmation parle de « la participation ». Les participations approuvées passent en Approuvée et le club reçoit un e-mail avec la décision.

8. Examinez les modifications après la clôture

Lorsque les inscriptions sont fermées, la section Modifications apparaît, regroupée par division. Elle répertorie deux éléments :

• Les nouvelles participations créées hors délai, avec le libellé Nouvelle · hors délai et leur montant (base plus majoration).
• Les remplacements en attente, avec le libellé Remplacement · {motif} et le texte « Sort : … » et « Entre : … (remplaçante) ».

Chaque modification a sa décision, avec Approuver ou Refuser, sur sa ligne. Dans un remplacement, la ligne indique la participation qui change ; refuser demande un Motif que le club verra. Les participations hors délai se décident ici et ne sont pas répétées dans le tableau de chaque division. S’il n’y a rien en attente, la section indique « Aucune modification à approuver. ». Pour accorder le délai supplémentaire et le retirer, consultez Acceptez les inscriptions hors délai.

9. Bloquez ou débloquez un club

Dans le menu … de l’en-tête se trouve Bloquer le club, qui empêche le club d’envoyer ou de modifier des participations, tout en conservant la consultation. Confirmez dans Bloquer {club} ?. Tant qu’il est bloqué, le libellé Bloqué apparaît dans l’en-tête et dans la liste. Le club verra : « Votre club est bloqué dans cette compétition : il peut consulter ses données, mais pas les modifier. ». Pour revenir en arrière, cliquez sur Débloquer le club et confirmez dans Débloquer {club} ?.

10. Invitez un club

Cliquez sur Inviter un club dans l’en-tête d’Inscriptions, qui n’apparaît que tant que les inscriptions sont ouvertes. Saisissez les adresses e-mail séparées par des retours à la ligne, des virgules ou des points-virgules : jusqu’à 20 par envoi, sans doublons. Chaque personne reçoit un e-mail contenant un lien vers l’appel public. Depuis là, le club s’inscrit avec e-mail et code ou depuis Clybo’. Quand vous cliquez sur Envoyer l’invitation, vous voyez « Invitation envoyée. ».

11. Exportez les données du club

Avec un club ouvert, cliquez sur Exporter. Un CSV contenant les participations de ce club est téléchargé : club, division, participation, agrès, statut, envoyée et montant. Il utilise le point-virgule comme séparateur, pour s’ouvrir dans Excel avec des paramètres en espagnol.

Si quelque chose ne va pas

• « Cette inscription a changé pendant que vous la modifiiez. Rechargez pour voir la dernière version. » : une autre personne ou une modification du club l’a changée. Rechargez la page avant de décider.
• « Il n’y a pas de place libre pour promouvoir cette participation. » : il n’y a pas de place pour cette participation. Vérifiez les places dans Tarifs et places.
• « Les inscriptions sont fermées pour le moment. » : la compétition est terminée ou annulée et n’accepte plus de décisions.
• Le bouton Refuser reste désactivé : le motif compte moins de 3 caractères, sans compter les espaces en début et en fin. Le champ accepte au maximum 500 caractères.
• « Vous pouvez envoyer 50 invitations par jour. » : attendez le lendemain pour inviter davantage d’adresses.
• « Cette adresse a déjà reçu une invitation il y a moins de 15 minutes. » : attendez 15 minutes avant de l’inviter à nouveau.
• « Vérifiez ces emails : … » ou « Vous pouvez inviter jusqu’à 20 emails à chaque envoi. » : corrigez la liste ou envoyez les adresses par lots.
• « Aucun club ne correspond à la recherche. » : vérifiez le texte de la recherche ou changez de filtre.
• Montant « — » : la participation est refusée ou retirée, ou un tarif de base manque. Vérifiez Tarifs et places.

Étape suivante

• Confirmez les virements et les paiements de votre compétition : vérifiez les justificatifs des clubs une fois approuvés.
• Acceptez les inscriptions hors délai : accordez un délai supplémentaire à un club et vérifiez ses modifications.
• Attribuez et vérifiez les dossards : les dossards sont numérotés à partir des participations approuvées.
• Modifiez votre inscription à la compétition : ce que le club peut modifier et comment il repasse en À valider.
• Acceptez les documents de la compétition : comment le club accepte les documents avant l’envoi.
• Remplacez une gymnaste de la compétition : comment le club demande un remplacement que vous devrez approuver.