Réponse rapide

Depuis Compétitions, appuyez sur « Nouvelle compétition », complétez la convocation avec ses données, ses séances, ses praticables et ses délais, puis publiez-la lorsque le Récapitulatif n’affiche plus rien en attente. Copiez ensuite le lien public pour les clubs.

Competiciones Rítmica vous permet de préparer une convocation complète avant que les clubs ne la voient. Ce guide vous accompagne du brouillon jusqu’au lien public et explique ce qui empêche de publier.

Avant de commencer

Vous avez besoin d’un compte organisateur. Si vous n’en avez pas encore, suivez Créez votre compte organisateur Competiciones Rítmica.
Ayez sous la main le lieu, la ville, les jours et horaires des séances, ainsi que les dates d’ouverture et de clôture des inscriptions.
Vous pouvez avoir jusqu’à 50 compétitions qui ne sont ni terminées ni annulées en même temps.
Tant que la compétition est un brouillon, vous pouvez modifier presque toutes ses données. L’adresse publique ne se modifie qu’en brouillon, car une fois publiée, des liens ont déjà été partagés.

Étape par étape

1. Créez le brouillon

Ouvrez J’organise, dans le menu Club de la barre latérale (l’écran s’intitule Compétitions que j’organise), et appuyez sur Nouvelle compétition. Dans la boîte de dialogue Nouvelle compétition, saisissez le Nom et le Premier jour de la compétition, puis appuyez sur Créer le brouillon.

Le calendrier n’autorise pas à choisir des jours antérieurs à aujourd’hui. Le brouillon est créé avec un praticable de compétition nommé « Praticable 1 », que vous pourrez renommer plus tard dans Convocation.

Résultat attendu : la compétition nouvellement créée s’ouvre et la barre latérale affiche le menu Compétition, avec Récapitulatif, Convocation, Divisions et Tarifs et places.

2. Complétez la convocation

Ouvrez Convocation. L’onglet Général rassemble les blocs de la convocation :

Informations générales : Nom, Lieu, Ville, Adresse (la rue du lieu), Adresse web (l’adresse publique de la compétition, qui ne se modifie qu’en brouillon), Fuseau horaire, Réglementation et E-mail de contact. Si vous laissez vide l’e-mail de contact, c’est celui de votre organisation qui est utilisé. L’e-mail de contact s’affiche sur le site public.
Affiche : image JPG, PNG ou WebP, verticale, d’au moins 600 px de large et de 5 Mo maximum. Elle apparaît sur le site public et dans les e-mails. Si elle montre des gymnastes mineures, vérifiez au préalable que vous disposez de l’autorisation des familles pour publier leur image. Lorsque vous retirez l’affiche ou la remplacez, le fichier précédent est supprimé.
Sessions : appuyez sur Ajouter une session et choisissez le Jour, l’heure de Début et celle de Fin. Vous pouvez donner un nom à la session, par exemple « Samedi matin ».
Praticables : les praticables de compétition et d’échauffement. Consultez le guide Praticables et échauffement de la compétition.
Délais : Ouverture des inscriptions et Clôture des inscriptions. La clôture inclut sa minute : si vous indiquez 23:59, les inscriptions restent ouvertes jusqu’à cette heure. Il y a aussi le champ Date limite des musiques.
Publication et Zone de danger : expliquées aux étapes 6 et 7.

Une fois vos modifications enregistrées, vous verrez l’avis « Modifications enregistrées ».

3. Vérifiez ce qui bloque « Publier »

Ouvrez Récapitulatif. Le bloc En attente affiche deux listes :

Pour publier : ce qui empêche la publication. Tant qu’un élément est en attente, le bouton Publier est désactivé.
À vérifier aussi : des avis qui n’empêchent pas la publication.

Chaque ligne comporte un bouton Compléter qui vous conduit à la section où le problème se corrige. Si l’élément en attente est un document, Compléter ouvre l’onglet Documents. Si plusieurs divisions ont le même problème, vous verrez une seule ligne avec le nombre de cas. Lorsque plus rien n’est en attente, « Rien en attente. » s’affiche.

Bloquent la publication :

« Il manque le lieu ou la ville »
« Ajoutez au moins une session »
« Ajoutez au moins un praticable de compétition »
« L’ouverture des inscriptions n’est pas renseignée » et « La clôture des inscriptions n’est pas renseignée »
« Les inscriptions ouvrent après leur clôture »
« Les inscriptions se clôturent après le début de la compétition »
« La date limite des musiques est postérieure à la première session »
« Ajoutez au moins une catégorie », « Ajoutez au moins un niveau » et « Ajoutez au moins une division »
« Deux tarifs de base correspondent dans une même division » et « Certaines divisions n’ont pas de tarif de base »
« Un document à lire ou à accepter n’a pas de contenu »

Ne font qu’avertir :

« La date limite des musiques est antérieure à la clôture des inscriptions »
« Pas d’affiche »
« Aucun document pour les clubs »
« Aucun tarif : l’inscription sera gratuite »

4. Publiez la convocation

Lorsque le bloc Pour publier est vide, appuyez sur Publier. Dans la boîte de dialogue Publier la convocation ?, confirmez avec Publier. La convocation sera visible sur le site public et son adresse ne pourra plus être modifiée.

Si la date d’ouverture des inscriptions est déjà passée, la convocation est publiée directement avec les inscriptions ouvertes. Si la date de clôture est déjà passée, elle ne peut pas être publiée et vous devez corriger les délais.

5. Gérez l’état des inscriptions

La barre des étapes de Récapitulatif indique où en est la compétition :

Brouillon : vous pouvez la modifier presque entièrement. Elle se publie lorsque rien n’est plus en attente.
Publiée : elle est déjà visible sur le site. Depuis cet écran, vous pouvez Ouvrir les inscriptions ou Retirer du site, ce qui la renvoie en brouillon.
Inscriptions ouvertes : les inscriptions sont dans les délais. Vous pouvez Clôturer les inscriptions.
Inscriptions closes : il n’est plus possible de s’inscrire. Vous pouvez Rouvrir les inscriptions.
Annulée : elle apparaît dans une bande avec le motif.

Chaque changement demande une confirmation :

Ouvrir les inscriptions ouvre la boîte de dialogue Ouvrir les inscriptions maintenant ?. Confirmez avec Confirmer.
Clôturer les inscriptions ouvre Clôturer les inscriptions maintenant ?. Confirmez avec Confirmer. Vous pourrez les rouvrir ensuite avec une nouvelle date.
Rouvrir les inscriptions ouvre la boîte de dialogue Rouvrir les inscriptions. Choisissez Clôture des inscriptions : jour et Clôture des inscriptions : heure (par défaut, 23:59). La date doit être future et antérieure à la première session. Appuyez sur Rouvrir les inscriptions.

Avec les inscriptions ouvertes, le site public affiche Inscrire votre club (sur ordinateur et tablette, aussi dans l’en-tête), qui mène le club à la porte d’entrée commune Connectez-vous à votre compte (voir Inscrivez votre club avec e-mail et code et Inscrivez votre club depuis Clybo’) ; hors de cette période, il est désactivé et affiche la date d’ouverture ou de clôture. Les participations envoyées par les clubs arrivent dans Inscriptions (Examinez et approuvez les inscriptions de la compétition). La barre affiche aussi les étapes suivantes qui ne sont pas encore atteintes.

6. Partagez le lien public

Dans Convocation, bloc Publication, le Lien public apparaît lorsque la compétition est publiée. Appuyez sur l’icône de copie à côté du lien (son nom est Copier le lien) et vous verrez l’avis Lien copié. Avant la publication, le bloc indique « Le lien sera disponible à la publication. ».

Depuis Récapitulatif, le bouton Voir la convocation ouvre le site public dans un autre onglet, tant que la compétition n’est pas un brouillon.

Dans ce même bloc, il y a deux interrupteurs :

Places disponibles sur le site : affiche aux clubs les places libres.
Noms dans l’ordre de passage : affiche les noms des gymnastes dans l’ordre de passage. Avant de l’activer, vous devez cocher Je comprends l’avertissement et je l’active. Beaucoup de gymnastes sont mineures : n’activez cette option que si les clubs participants disposent de l’autorisation des familles pour publier ces noms. Lorsque la compétition est déjà terminée ou annulée, l’interrupteur ne permet que de le désactiver pour retirer les noms ; il ne peut plus être réactivé.

7. Supprimez ou annulez la compétition

Dans Convocation, dans la Zone de danger, vous disposez de deux actions :

Supprimer le brouillon : disponible uniquement en brouillon. Ses séances, divisions, tarifs et documents sont supprimés. Confirmez avec Supprimer.
Annuler la compétition : demande un Motif et se confirme avec Annuler la compétition. La compétition est annulée définitivement et le site public affiche le motif, n’y indiquez donc aucune donnée personnelle. Cette action est irréversible.

Si quelque chose ne fonctionne pas

« Publication impossible pour l’instant : il reste N éléments en attente dans la convocation. » : consultez le bloc En attente et appuyez sur Compléter sur chaque ligne.
« Vérifiez les délais : l’inscription doit ouvrir avant de fermer, et la clôture et la date limite de la musique ne peuvent pas dépasser le début de la première session. » : corrigez les dates dans Délais.
« La compétition a changé pendant votre modification. Rechargez et réessayez. » : quelqu’un d’autre a modifié la compétition. Rechargez la page avant de continuer.
« Cette partie de la convocation ne peut plus être modifiée dans son état actuel. » : l’état de la compétition ne permet pas ce changement. Par exemple, la date d’ouverture ne se modifie pas lorsque les inscriptions sont déjà ouvertes.
« L’adresse de la compétition ne se modifie qu’en brouillon : des liens ont déjà été partagés. » et « Le fuseau horaire ne se modifie qu’en brouillon. » : ces données sont verrouillées une fois la compétition publiée.
« Deux sessions du même jour se chevauchent. » et « Chaque session doit se terminer après son début, le même jour. » : vérifiez les horaires des sessions.
« L’affiche doit être une image JPG, PNG ou WebP verticale, d’au moins 600 px de large et de 5 Mo maximum. » : téléversez un autre fichier.
« Pour afficher les noms dans l’ordre de passage, vous devez accepter l’avis juridique. » : cochez Je comprends l’avertissement et je l’active avant d’activer l’interrupteur.

Étape suivante

Une fois la convocation prête, complétez ses parties :

Un détail vous manque ?

Écrivez-nous à soporte@clybo.app en précisant à quelle étape vous en êtes.