Controlla e approva le iscrizioni

Iscrizioni è il pannello in cui decidi su ciò che inviano i club partecipanti. Da qui approvi, rifiuti o ritiri ciascuna partecipazione, controlli i suoi documenti e il suo importo, promuovi la lista d’attesa e gestisci i club.

Prima di iniziare

• Il bando deve essere pubblicato. Iscrizioni compare nel menu della competizione quando smette di essere una bozza. Se non l’hai ancora pubblicato, segui Crea e pubblica un bando di competizione.
• Puoi decidere dal momento in cui l’iscrizione si apre fino a quando la competizione viene conclusa o annullata. Una competizione conclusa o annullata non accetta più decisioni.
• Approvare di per sé non incassa nulla. Se Quando si paga è impostato su Dopo l’approvazione, approvare crea il pagamento del club. Se è impostato su All’invio, il pagamento esiste già dal momento in cui il club invia l’iscrizione. Consulta Conferma i bonifici e i pagamenti della tua competizione.
• Il posto viene riservato quando il club invia la partecipazione, quindi approvarla non lo occupa di nuovo.
• Per rifiutare o ritirare serve un motivo di 3–500 caratteri. Lo vedrà il club.

Passo dopo passo

1. Apri Iscrizioni

Entra nella competizione e tocca Iscrizioni nel suo menu. A sinistra vedi la colonna dei club e, a destra, la scheda del club scelto. Se non ne scegli nessuno, si apre il primo dell’elenco. In alto a destra trovi Esporta e, finché le iscrizioni sono aperte, Invita club.

2. Cerca e filtra i club

Il campo Cerca club trova i club per nome o per località. I filtri sono:

• Da approvare: club con partecipazioni o sostituzioni in attesa di decisione. È il filtro iniziale.
• Tutti: tutti i club iscritti.
• Non inviata: club che non hanno ancora inviato nulla.
• Fuori termine: compare solo dopo la chiusura. Raccoglie i club con una proroga che non hai rimosso o con partecipazioni create in ritardo.

Ogni club mostra il suo account, Account proprio o Clybo’, il numero di partecipazioni e, se necessario, una riga di avviso: Bloccato, Fuori termine fino al con una data, Sostituzione o Non inviata. A destra, un contatore indica le partecipazioni da approvare; quando non ne resta nessuna, compare una spunta.

3. Controlla la scheda del club

L’intestazione mostra il nome del club, la sua località, la sua federazione, il suo numero di club, l’account e il contatto. Con Scrivi apri la posta con l’indirizzo di contatto del club. Se il club ha un telefono, Chiama lo compone.

Sotto vedi quattro schede di riepilogo:

• Partecipazioni: per esempio, «2 approvate · 1 da approvare». Dopo la chiusura, conta anche le modifiche: «5 approvate · 2 modifiche».
• Documenti: quanti documenti del club sono pronti, per esempio «2 di 3». Diventa ambra finché ne manca qualcuno.
• Pagamento: ciò che il club pagherà all’approvazione, per esempio «147 € · all’approvazione», oppure l’incassato rispetto al totale, in ambra finché resta denaro da incassare.
• Musiche: gli esercizi con la musica caricata rispetto al totale, per esempio «3 di 9».

Poi compaiono i chip dei documenti con il loro stato: Accettato, In attesa, Consegnato o Nuova versione da accettare (quando hai pubblicato una versione che il club non ha ancora accettato). I documenti informativi non vengono mostrati qui. I documenti facoltativi riportano la dicitura «(facoltativo)». Per creare o modificare i documenti, consulta Documenti per i club della competizione.

4. Controlla le partecipazioni per divisione

La tabella raggruppa le partecipazioni del club per divisione, nel formato categoria · livello · modalità. Ogni riga mostra la partecipazione con le sue ginnaste e il suo stato, gli attrezzi, la data di invio, l’importo e le azioni.

Gli stati che puoi vedere sono Inviata (in attesa di decisione), Approvata, In lista d’attesa, Rifiutata, Ritirata e Non inviata. Se il club modifica una partecipazione che avevi già approvato, questa torna in Inviata con il contrassegno Modifica da approvare.

L’importo viene calcolato dal server con le tariffe salvate in Tariffe e posti. Vedi Gratis se la tariffa è zero, 18 € + 10 € se una partecipazione tardiva ha un supplemento (base più supplemento) e — se non c’è un importo da mostrare. Succede nelle partecipazioni rifiutate o ritirate, oppure quando manca una tariffa base.

5. Approva, rifiuta o ritira una partecipazione

Le azioni dipendono dallo stato di ciascuna partecipazione:

• Inviata: Rifiuta e Approva.
• In lista d’attesa: Promuovi e Rifiuta.
• Approvata: Ritira.

Approva porta la partecipazione in Approvata e il club riceve un’email con la decisione. Rifiuta apre Rifiuta partecipazione con il campo Motivo del rifiuto. Il pulsante Rifiuta si attiva quando il motivo ha da 3 a 500 caratteri, e il club lo vedrà. Ritira apre Ritira partecipazione con lo stesso campo motivo.

Rifiuta e ritira si completano anche se la tariffa di un’altra partecipazione della stessa iscrizione è configurata male. La decisione viene salvata e il pagamento resta segnalato: in Pagamenti vedrai l’avviso «Impossibile ricalcolare il pagamento dopo il rifiuto o il ritiro: verifica le tariffe. Verrà riprovato automaticamente.», e la schermata ti avvisa con «Fatto. Non è stato possibile ricalcolare il pagamento: verifica le tariffe in Pagamenti. Verrà riprovato automaticamente.». Approva e Promuovi richiedono invece una tariffa valida: se manca la tariffa base o ce ne sono più di una per una divisione, l’azione non si completa.

Risultato atteso: la riga cambia nel nuovo stato e il contatore Da approvare dell’elenco scende di uno. Se incassi dopo l’approvazione, il pagamento del club viene creato all’approvazione e il club lo vede nella sua riga Pagamento.

6. Promuovi una partecipazione in attesa

Quando i posti si esauriscono, le nuove partecipazioni restano In lista d’attesa. Se c’è un posto libero, Promuovi la porta a Inviata, quindi l’elenco la conta come Da approvare. Promuovere non approva la partecipazione: dopo devi toccare Approva. Se non c’è un posto libero, la piattaforma non la promuove e compare l’avviso corrispondente. Controlla i posti in Tariffe e posti.

7. Approva tutte le partecipazioni in sospeso di un club

Se il club ha più partecipazioni in sospeso, tocca Approva le N nell’intestazione, dove N è il numero in sospeso. Si apre la conferma Approvare le N partecipazioni di {club}? e il pulsante di conferma torna a dire Approva le N. Se ce n’è una sola, il pulsante dice Approva 1 partecipazione e la conferma parla di «la partecipazione». Quelle approvate passano ad Approvata e il club riceve un’email con la decisione.

8. Controlla le modifiche dopo la chiusura

Con l’iscrizione chiusa compare la sezione Modifiche, raggruppata per divisione. Elenca due cose:

• Le nuove partecipazioni create fuori termine, con l’etichetta Nuova · fuori termine e il loro importo (base più supplemento).
• Le sostituzioni in sospeso, con l’etichetta Sostituzione · {motivo} e il testo «Esce …» e «entra … (riserva)».

Ogni modifica ha la sua decisione con Approva o Rifiuta, nella sua riga. In una sostituzione, la riga indica la partecipazione che cambia; rifiutare richiede un Motivo che il club vedrà. Le partecipazioni fuori termine si decidono qui e non si ripetono nella tabella di ogni divisione. Se non c’è nulla in sospeso, la sezione dice «Nessuna modifica da approvare.». Per concedere il termine extra e rimuoverlo, consulta Accetta iscrizioni fuori termine.

9. Blocca o sblocca un club

Nel menu … dell’intestazione c’è Blocca club, che impedisce al club di inviare o modificare partecipazioni, ma ne conserva la consultazione. Conferma in Bloccare {club}?. Finché è bloccato, vedrai l’etichetta Bloccato nell’intestazione e nell’elenco. Il club vedrà: «La tua società è bloccata in questa competizione: può consultare i dati, ma non modificarli.». Per annullare, tocca Sblocca club e conferma in Sbloccare {club}?.

10. Invita un club

Tocca Invita club nell’intestazione di Iscrizioni, che compare solo finché le iscrizioni sono aperte. Scrivi le email separate da a capo, virgole o punti e virgola: fino a 20 per invio, senza duplicati. Ogni persona riceve un’email con un link al bando pubblico. Da lì il club si iscrive con email e codice oppure da Clybo’. Quando tocchi Invia invito vedrai «Invito inviato.».

11. Esporta i dati del club

Con un club aperto, tocca Esporta. Viene scaricato un CSV con le partecipazioni di quel club: club, divisione, partecipazione, attrezzi, stato, inviata e importo. Usa il punto e virgola come separatore, pensato per aprirlo in Excel con impostazioni in spagnolo.

Se qualcosa va storto

• «Questa iscrizione è cambiata mentre la modificavi. Ricarica per vedere la versione più recente.»: un’altra persona o una modifica del club l’ha cambiata. Ricarica la pagina prima di decidere.
• «Non c’è un posto libero per promuovere questa partecipazione.»: non c’è spazio per quella partecipazione. Controlla i posti in Tariffe e posti.
• «Le iscrizioni sono chiuse in questo momento.»: la competizione è conclusa o annullata e non accetta più decisioni.
• Il pulsante Rifiuta resta disattivato: il motivo ha meno di 3 caratteri, senza contare gli spazi iniziali e finali. Il campo accetta al massimo 500.
• «Puoi inviare al massimo 50 inviti al giorno.»: attendi il giorno successivo per invitare altre email.
• «Questa email ha già ricevuto un invito negli ultimi 15 minuti.»: attendi 15 minuti prima di invitarla di nuovo.
• «Controlla queste email: …» oppure «Puoi invitare al massimo 20 email per invio.»: correggi l’elenco o invia le email a gruppi.
• «Nessun club corrisponde alla ricerca.»: controlla il testo della ricerca o cambia filtro.
• Importo «—»: la partecipazione è rifiutata o ritirata, oppure manca una tariffa base. Controlla Tariffe e posti.

Passo successivo

• Conferma i bonifici e i pagamenti della tua competizione: controlla le ricevute dei club una volta approvati.
• Accetta iscrizioni fuori termine: concedi un termine extra a un club e controlla le sue modifiche.
• Assegna e controlla i pettorali: i pettorali si numerano con le partecipazioni approvate.
• Modifica la tua iscrizione alla competizione: che cosa può modificare il club e come torna in Da approvare.
• Accetta i documenti della competizione: come il club accetta i documenti prima di inviare.
• Sostituisci una ginnasta della competizione: come il club chiede una sostituzione che dovrai approvare.