Inscrivez votre club avec un e-mail et un code

Ce guide détaille le processus complet pour inscrire votre club à une compétition organisée par un autre club : de l’appel public à inscriptions jusqu’à l’envoi de l’inscription. Vous n’avez pas besoin de mot de passe. Vous vous connectez avec un code reçu par e-mail.

Avant de commencer

• Les inscriptions à la compétition doivent être ouvertes. Les boutons de la page publique ne s’activent que pendant cette période ; en dehors, ils indiquent quand elles ouvrent ou quand elles ont fermé.
• Ayez sous la main une adresse e-mail à laquelle vous avez accès maintenant. Vous y recevrez un code à six chiffres.
• Ayez sous la main les données du club : nom, localité, personne de contact et téléphone avec l’indicatif (par exemple, +34 612 345 678).
• Si votre club utilise déjà Clybo’, lisez d’abord Inscrivez votre club depuis Clybo’.

Pas à pas

1. Cliquez sur Inscrire votre club dans l’appel à inscriptions

Sur la page publique de l’appel à inscriptions, cliquez sur Inscrire votre club. Ce bouton n’est actif que lorsque les inscriptions sont ouvertes.

2. Demandez votre code

Dans Connectez-vous à votre compte (avec la fiche de la compétition en haut et le lien Retour à la convocation en bas), saisissez votre e-mail dans le champ E-mail et cliquez sur Recevoir un code. Si la vérification de sécurité exige que vous confirmiez être une personne, l’avis « Confirmez que vous êtes une personne pour recevoir le code. » apparaît.

Si votre e-mail est celui de votre compte Clybo’, vous pouvez cliquer sur Continuer avec Clybo’, situé sous Recevoir un code. Il affiche seulement l’avis « Utilisez l’e-mail de votre compte Clybo’. » : le code et la connexion sont identiques. Si votre club utilise Clybo’, ce que vous voyez ensuite est différent ; suivez Inscrivez votre club depuis Clybo’.

L’e-mail ne contient que le code. S’il n’arrive pas, vérifiez vos indésirables. Le bouton Renvoyer le code s’active lorsque le compte à rebours Renvoyer dans est terminé.

3. Saisissez le code

Dans Vérifiez votre email, saisissez les six chiffres dans Code à 6 chiffres et cliquez sur Se connecter. Si vous vous êtes trompé d’adresse, cliquez sur Changer et recommencez.

4. Enregistrez votre club la première fois

Si votre compte n’a pas encore de club participant et qu’aucun de vos clubs n’utilise Clybo’, Inscrivez votre club s’ouvre dans le panneau, avec la barre latérale, et le texte « Vous l’utiliserez pour organiser des compétitions et y engager vos gymnastes ». Le formulaire comporte trois blocs :

• Votre club : le Nom du club (obligatoire), le Numéro fiscal (NIF) et le Logo du club. Pour le logo, glissez l’image dans son cadre ou cliquez sur Importer le logo ; une image PNG, JPG ou WebP convient.
• Localisation : le Pays et la Communauté autonome sont obligatoires ; si vous choisissez un autre pays, vous saisissez la Région à la place de la communauté. L’Adresse, le Code postal, la Commune et la Province sont facultatifs. Le pays, la communauté et l’indicatif du mobile apparaissent avec leur drapeau ; pour le pays et l’indicatif, vous pouvez chercher par nom.
• Personne de contact : son Nom complet et le Mobile de contact, avec l’indicatif du pays dans le sélecteur de gauche. Les deux sont obligatoires.

Les champs non obligatoires portent la mention « (facultatif) ». Sur ordinateur, à droite, Aperçu de votre club montre le logo, le nom, la commune et la communauté à mesure que vous les saisissez.

Cochez la case « Je déclare que les données sont exactes et que le club m’autorise à l’inscrire. » et cliquez sur Créer le club. S’il manque quelque chose, un récapitulatif « Vérifiez N champs » apparaît en haut avec un lien vers chacun, et chaque champ affiche son erreur dessous. Vous pourrez modifier ces données plus tard dans Paramètres › Club.

Si votre compte a déjà un club participant, vous ne verrez pas cette étape. Si vous en gérez plusieurs, choisissez d’abord celui qui convient dans Choisissez le club.

Si vous gérez un club qui utilise Clybo’, vous ne verrez pas ce formulaire : vous entrez directement dans le panneau ; suivez Inscrivez votre club depuis Clybo’.

5. Inscrivez le club à la compétition

Après la connexion, vous arrivez sur le panneau du club. Si vous êtes venu depuis l’appel à inscriptions, la carte Inscrire apparaît, suivie du nom de votre club et de la compétition, avec le bouton Inscrire le club. Cliquez sur ce bouton : votre club est relié à la compétition et son inscription s’ouvre. Si votre club organise des compétitions mais ne s’est jamais inscrit à celles d’autres clubs, vous complétez une fois Profil du club avant le bouton.

Si vous n’êtes pas venu depuis l’appel à inscriptions, allez dans Compétitions, le premier élément de la barre latérale (sur mobile, ouvrez la barre avec le bouton ☰ en haut). C’est la liste de toutes les compétitions publiées ; sur la carte de la compétition, cliquez sur Inscrire le club. Si votre compte n’a encore aucun club, vous verrez d’abord Inscrivez votre club, le formulaire de l’étape 4.

Tout se passe dans le même panneau, avec la barre latérale : Compétitions en haut puis, en dessous, la section Club avec J’organise, Mes athlètes, Mes entraîneuses et Paramètres. Dans la compétition à laquelle votre club est inscrit, Compétitions reste mis en évidence et l’en-tête affiche l’affiche, le nom de la compétition, « date · lieu · organisée par {club} » et l’état de l’inscription. En dessous se trouvent les onglets Récapitulatif, Participants, Documents, Paiements, Compétition et, lorsque la compétition a un planning ou est terminée, Résultats ; sur mobile, la rangée d’onglets défile sur le côté. La flèche Retour, à gauche du titre, vous ramène à Compétitions.

En bas de la barre latérale apparaissent le nom et le logo de votre club, Changer de club si votre compte a plusieurs clubs, et l’icône pour se déconnecter. Pour changer de compétition, revenez à Compétitions et ouvrez une autre carte.

Les données de votre club se trouvent dans Paramètres › Club, avec les mêmes blocs que l’inscription : Votre club, Localisation et Personne de contact ; modifiez-les puis cliquez sur Enregistrer. Si vous changez ou retirez le logo, il est enregistré aussitôt. Si votre club utilise Clybo’, le logo se modifie dans Clybo’. Le compte du club n’a qu’un seul email d’accès ; depuis Competiciones, il n’est pas possible d’inviter d’autres personnes. Si votre club organise aussi des compétitions, vous voyez en plus l’onglet Encaissements dans Paramètres.

Sous Compétition, vous voyez la fiche de la compétition : l’affiche, le lieu (avec le lien Itinéraire), les délais, le planning, les coordonnées de l’organisateur, les documents et les tarifs.

6. Ajoutez des gymnastes à votre effectif

Les gymnastes se gèrent uniquement dans Mes athlètes, dans la section Club de la barre latérale. Cliquez sur Ajouter une athlète et complétez Prénom, Nom, Date de naissance, Numéro de licence et Sexe (Féminin ou Masculin). Cliquez sur Enregistrer.

Les gymnastes sont enregistrées pour vos prochaines compétitions : il n’est donc pas nécessaire de les saisir à nouveau à chaque inscription. C’est la liste que vous utilisez dans toutes les inscriptions ; la façon de la tenir est expliquée dans Gérez les athlètes de votre club.

7. Ajoutez des participations

Ouvrez l’onglet Participants et cliquez sur Ajouter une participation. Un panneau s’ouvre à droite, au-dessus de la liste (en plein écran sur mobile) ; fermez-le avec la ×, avec Échap ou en cliquant à l’extérieur. Ce que vous enregistrez reste non envoyé jusqu’à ce que vous l’envoyiez depuis la barre du bas. Dans le panneau :

1. Choisissez la Division parmi ses cartes : chacune affiche la plage d’années de naissance, les passages et, si le tarif est publié, le prix. Si la division est en ensemble, vous pouvez saisir un Nom de l’ensemble.
2. Cochez la case de chaque gymnaste. Une fois la case cochée, les boutons Titulaire et Remplaçante apparaissent : elle entre comme Titulaire tant qu’il reste des places de titulaires, et comme Remplaçante lorsqu’elles sont complètes. Pour changer de rôle, cliquez sur l’autre bouton. La ligne qui commence par Choisissez indique combien de titulaires et combien de remplaçantes sont nécessaires.
3. Les gymnastes qui ne peuvent pas participer passent à la fin de la liste, sans case, avec leur motif :
   • Née en {année} · n’est pas {catégorie} : son année de naissance ne correspond pas à la catégorie de la division.
   • Licence manquante : la compétition exige une licence et la gymnaste n’a pas de numéro.
   • Déjà inscrite dans cette division.
4. En équipe, avec une gymnaste par enchaînement, choisissez dans Gymnaste de l’exercice {n} celle qui l’exécute.
5. Dans les clubs sans Clybo’, si une gymnaste manque, cliquez sur Nouvelle gymnaste pour l’ajouter à Mes athlètes et revenir. Si votre club utilise Clybo’, les gymnastes que vous ajoutez à la main dans Mes athlètes apparaissent aussi dans la liste, à côté de celles du registre.
6. Dans une division de duo, trio, ensemble ou équipe, le formulaire propose Utiliser un groupe enregistré : il liste vos groupes enregistrés du même type que la division et, en en choisissant un, coche ses gymnastes (titulaires tant qu’il reste des places, puis remplaçantes) et place son alias dans Nom de l’ensemble. Les gymnastes qui ne peuvent pas participer à cette division sont ignorées avec l’avertissement « N gymnastes du groupe ne peuvent pas participer à cette division. ». Vous pouvez tout ajuster avant d’enregistrer. La façon d’enregistrer les groupes est expliquée dans Enregistrez les ensembles et équipes de votre club.

La barre du bas du panneau compte les titulaires et remplaçantes choisies et, si la division a un tarif, affiche son montant. Cliquez sur Enregistrer la participation. Le bouton ne s’active que lorsque la composition est valide. Dans une division individuelle, cochez en revanche une ou plusieurs gymnastes : chacune sera une participation, et le bouton indique Ajouter N participations.

Chaque participation apparaît ensuite comme une ligne dans Participants, regroupée par division, avec sa musique, son état et, si la division est payante, son prix. Appuyez sur son nom pour la vérifier ou la modifier.

8. Acceptez les documents obligatoires

Avant d’envoyer, acceptez et remettez les documents obligatoires. Dans Récapitulatif, le bloc Avant d’envoyer indique combien il en manque, avec Lire et accepter, ou s’ils sont Tous acceptés. La marche à suivre est dans Acceptez et remettez les documents de la compétition.

9. Envoyez l’inscription

Avec des participations préparées, la barre du bas indique combien sont prêtes à envoyer et le Total. Cliquez sur Envoyer l’inscription. La fenêtre Envoyer l’inscription ? s’ouvre avec le texte « L’organisateur examinera les participations préparées avant de les approuver. ». Cliquez sur Envoyer.

Le Total additionne ce que le club a déjà payé et ce qui n’est pas encore réglé. Cette dernière part se calcule avec les tarifs de la compétition et est marquée Estimé tant que son paiement n’est pas créé. La cotisation du club ne compte qu’une fois. Ce montant se paie dans l’application, par virement, par carte ou par les deux, selon le paramétrage de l’organisateur. Selon ce réglage, le paiement apparaît à l’envoi de l’inscription ou lorsque l’organisateur approuve vos participations. Jusque-là, la phase Paiement du calendrier du Récapitulatif indique « À l’envoi » ou « À l’approbation ». Suivez Réglez l’inscription de votre club à la compétition pour payer.

10. Suivez le statut

Après l’envoi, chaque participation affiche son statut :

• Non envoyée : c’est un brouillon et il n’est pas encore arrivé à l’organisateur.
• Envoyée : l’organisateur ne l’a pas encore examinée.
• Approuvée : elle a une place.
• Liste d’attente : elle n’a pas de place pour l’instant et reste sur liste d’attente.
• Rejetée : vous verrez le motif rédigé par l’organisateur.
• Retirée : vous l’avez retirée.

Dans Inscription, le statut général du club peut être Non envoyée, Envoyée, Approuvée ou Approuvée en partie.

L’organisateur examine les participations dans sa liste Inscriptions. Vous pouvez voir comment il procède dans Vérifiez et approuvez les inscriptions de votre compétition.

Si quelque chose ne va pas

• Le bouton Inscrire votre club ne s’active pas : les inscriptions ne sont pas ouvertes. Le site indique quand elles ouvrent ou quand elles ont fermé.
• « Saisissez une adresse e-mail valide. » : vérifiez le format de l’adresse.
• « Le code n’est pas correct. Vérifiez-le ou demandez-en un autre. » et « Le code a expiré. Demandez-en un autre. » : seul le dernier code reçu est valable.
• « Vous avez demandé trop de codes. Patientez un peu et réessayez. »
• « Nous n’avons pas pu vérifier que vous êtes une personne. Rechargez la page. »
• « Trop de tentatives. Patientez quelques minutes. »
• « Saisissez le nom du club. », « Choisissez la communauté autonome. » ou « Saisissez le nom de la personne de contact. » : il manque une donnée obligatoire de l’inscription du club.
• « Saisissez un mobile valide, avec son indicatif. » : vérifiez le numéro et l’indicatif du sélecteur.
• « Vérifiez le NIF : la lettre ou le chiffre de contrôle ne correspond pas. » ou « Vérifiez le code postal. » : en Espagne, le NIF est contrôlé et le code postal doit comporter cinq chiffres.
• « Choisissez une image PNG, JPG ou WebP. » ou « L’image est trop petite : il faut au moins 32 px de côté. » : essayez une autre image pour le logo.
• « Nous avons créé le club, mais n’avons pas pu importer le logo. Importez-le dans Réglages › Club. » : le club existe déjà ; importez le logo depuis Paramètres › Club.
• « Confirmez la déclaration pour créer le club. » : cochez la case de déclaration.
• « Les inscriptions sont fermées pour le moment. » : vous ne pouvez plus ajouter ni modifier de participations. Consultez Accepter les inscriptions hors délai.
• « Vérifiez l’inscription : certaines données ne respectent pas les règles de la division. » : vérifiez les titulaires, les remplaçantes et l’éligibilité de chaque gymnaste.
• « Cette inscription a changé pendant que vous la modifiiez. Rechargez pour voir la dernière version. » : cliquez sur Recharger.
• Acceptez le document en attente pour envoyer ou Acceptez les documents en attente pour envoyer : complétez les documents obligatoires.
• Ajoutez au moins une participation pour envoyer : vous n’avez pas encore de participations prêtes.
• Si vous ne voyez pas la barre d’envoi, il ne reste aucun brouillon à envoyer.
• Si le serveur refuse l’envoi, la liste des participations posant problème et ce qu’il faut corriger dans chacune apparaît sous le bouton.

Étape suivante

• Acceptez et remettez les documents de la compétition
• Modifiez ou retirez une participation
• Remplacez une gymnaste
• Enregistrez les ensembles et équipes de votre club
• Réglez l’inscription de votre club à la compétition : virement, carte et reçu.