Reveja e aprove as inscrições

Inscrições é a caixa onde decide sobre o que enviam os clubes participantes. A partir daqui aprova, rejeita ou retira cada participação, verifica os seus documentos e o seu valor, promove a lista de espera e gere os clubes.

Antes de começar

• A convocatória tem de estar publicada. Inscrições aparece no menu da competição quando deixa de ser rascunho. Se ainda não a publicou, siga Crie e publique uma convocatória de competição.
• Pode decidir desde que a inscrição abre até que a competição seja finalizada ou cancelada. Uma competição finalizada ou cancelada já não admite decisões.
• Aprovar não cobra nada por si. Se Quando se paga estiver em Após aprovação, aprovar cria o pagamento do clube. Se estiver em Ao enviar, o pagamento já existe desde que o clube envia a inscrição. Consulte Confirme as transferências e os pagamentos da sua competição.
• A vaga fica reservada quando o clube envia a participação, por isso aprová-la não a volta a ocupar.
• Para rejeitar ou retirar precisa de um motivo de 3 a 500 caracteres. O clube vai vê-lo.

Passo a passo

1. Abra Inscrições

Entre na competição e toque em Inscrições no seu menu. À esquerda vê a coluna dos clubes e, à direita, a ficha do clube escolhido. Se não escolher nenhum, abre-se o primeiro da lista. No canto superior direito tem Exportar e, enquanto as inscrições estiverem abertas, Convidar clube.

2. Procure e filtre os clubes

A pesquisa Pesquisar clube encontra clubes pelo nome ou pela localidade. Os filtros são:

• Por aprovar: clubes com participações ou substituições pendentes de decisão. É o filtro inicial.
• Todos: todos os clubes inscritos.
• Por enviar: clubes que ainda não enviaram nada.
• Fora de prazo: só aparece depois do fecho. Reúne os clubes com um prolongamento que não removeu ou com participações criadas tarde.

Cada clube mostra a sua conta, Conta própria ou Clybo’, o número de participações e, se for o caso, uma linha de aviso: Bloqueado, Fora de prazo até com uma data, Substituição ou Por enviar. À direita, um contador indica as participações por aprovar; quando não resta nenhuma, aparece um visto.

3. Reveja a ficha do clube

O cabeçalho mostra o nome do clube, a sua localidade, a sua federação, o seu número de clube, a conta e o contacto. Com Escrever abre o seu correio com o endereço de contacto do clube. Se o clube tiver telefone, Ligar marca o número.

Por baixo vê quatro cartões de resumo:

• Participações: por exemplo, «2 aprovadas · 1 por aprovar». Depois do fecho, conta também as alterações: «5 aprovadas · 2 alterações».
• Documentos: quantos documentos do clube estão prontos, por exemplo «2 de 3». Fica a âmbar enquanto faltar algum.
• Pagamento: o que o clube pagará ao aprovar, por exemplo «147 € · ao aprovar», ou o cobrado face ao total, a âmbar enquanto houver dinheiro por cobrar.
• Músicas: os exercícios com a música carregada face ao total, por exemplo «3 de 9».

Depois aparecem os chips de documentos com o seu estado: Aceite, Pendente, Entregue ou Nova versão por aceitar (quando publicou uma versão que o clube ainda não aceitou). Os documentos informativos não se mostram aqui. Os documentos opcionais levam a indicação «(opcional)». Para criar ou alterar documentos, consulte Documentos para os clubes da competição.

4. Reveja as participações por divisão

A tabela agrupa as participações do clube por divisão, no formato categoria · nível · modalidade. Cada linha mostra a participação com as suas ginastas e o seu estado, os aparelhos, a data de envio, o valor e as ações.

Os estados que pode ver são Enviada (pendente de decisão), Aprovada, Em lista de espera, Rejeitada, Retirada e Por enviar. Se o clube alterar uma participação que já tinha aprovado, ela volta a Enviada com a marca Alteração por aprovar.

O valor é calculado pelo servidor com as tarifas guardadas em Tarifas e vagas. Vê Grátis se a tarifa for zero, 18 € + 10 € se uma participação tardia tiver sobretaxa (base mais sobretaxa) e — se não houver valor para mostrar. Isso acontece nas participações rejeitadas ou retiradas, ou quando falta uma tarifa base.

5. Aprove, rejeite ou retire uma participação

As ações dependem do estado de cada participação:

• Enviada: Rejeitar e Aprovar.
• Em lista de espera: Promover e Rejeitar.
• Aprovada: Retirar.

Aprovar passa a participação a Aprovada e o clube recebe um email com a decisão. Rejeitar abre Rejeitar participação com o campo Motivo da rejeição. O botão Rejeitar ativa-se quando o motivo tem entre 3 e 500 caracteres, e o clube vai vê-lo. Retirar abre Retirar participação com o mesmo campo de motivo.

Rejeitar e retirar concluem-se mesmo que a tarifa de outra participação da mesma inscrição esteja mal configurada. A decisão fica guardada e a cobrança fica assinalada: em Pagamentos verá o aviso «Não foi possível recalcular a cobrança depois de rejeitar ou retirar: verifique as tarifas. Será tentado novamente automaticamente.», e o ecrã avisa com «Feito. Não foi possível recalcular a cobrança: verifique as tarifas em Pagamentos. Será tentado novamente automaticamente.». Aprovar e Promover exigem, pelo contrário, uma tarifa válida: se faltar a tarifa base ou houver mais de uma para uma divisão, a ação não se conclui.

Resultado esperado: a linha muda para o novo estado e o contador de Por aprovar da lista desce uma unidade. Se cobrar após a aprovação, o pagamento do clube cria-se ao aprovar e o clube vê-o na sua linha Pagamento.

6. Promova uma participação em espera

Quando as vagas se esgotam, as participações novas ficam Em lista de espera. Se houver um espaço livre, Promover passa-a a Enviada, pelo que a lista a conta como Por aprovar. Promover não aprova a participação: depois tem de tocar em Aprovar. Se não houver vaga livre, a plataforma não a promove e aparece o aviso correspondente. Reveja as vagas em Tarifas e vagas.

7. Aprove todas as pendentes de um clube

Se o clube tiver várias participações pendentes, toque em Aprovar as N no cabeçalho, em que N é o número pendente. Abre-se a confirmação Aprovar as N participações de {club}? e o botão de confirmar volta a dizer Aprovar as N. Se houver apenas uma, o botão diz Aprovar 1 participação e a confirmação fala de «a participação». As aprovadas passam a Aprovada e o clube recebe um email com a decisão.

8. Reveja as alterações depois do fecho

Com a inscrição fechada aparece a secção Alterações, agrupada por divisão. Lista duas coisas:

• As participações novas criadas fora de prazo, com a etiqueta Nova · fora de prazo e o seu valor (base mais sobretaxa).
• As substituições pendentes, com a etiqueta Substituição · {motivo} e o texto «Sai …» e «entra … (suplente)».

Cada alteração tem a sua decisão com Aprovar ou Rejeitar, na sua linha. Numa substituição, a linha indica a participação que muda; rejeitar pede um Motivo que o clube vai ver. As participações fora de prazo decidem-se aqui e não se repetem na tabela de cada divisão. Se não houver nada pendente, a secção diz «Não há alterações por aprovar.». Para conceder o prazo extra e removê-lo, consulte Aceite inscrições fora de prazo.

9. Bloqueie ou desbloqueie um clube

No menu … do cabeçalho está Bloquear clube, que impede que o clube envie ou altere participações, embora mantenha a leitura. Confirme em Bloquear {club}?. Enquanto estiver bloqueado, verá a etiqueta Bloqueado no cabeçalho e na lista. O clube verá: «O seu clube está bloqueado nesta competição: pode consultar os seus dados, mas não os alterar.». Para reverter, toque em Desbloquear clube e confirme em Desbloquear {club}?.

10. Convide um clube

Toque em Convidar clube no cabeçalho de Inscrições, que só aparece enquanto as inscrições estiverem abertas. Escreva os emails separados por mudanças de linha, vírgulas ou ponto e vírgula: até 20 por envio, sem repetidos. Cada pessoa recebe um email com uma ligação à convocatória pública. A partir daí, o clube inscreve-se com email e código ou a partir da Clybo’. Ao tocar em Enviar convite verá «Convite enviado.».

11. Exporte os dados do clube

Com um clube aberto, toque em Exportar. Descarrega-se um CSV com as participações desse clube: clube, divisão, participação, aparelhos, estado, enviada e valor. Usa ponto e vírgula como separador, pensado para o abrir no Excel com configuração em espanhol.

Se algo não correr bem

• «Esta participação mudou enquanto a editava. Recarregue para ver a versão mais recente.»: outra pessoa ou uma alteração do clube modificou-a. Recarregue a página antes de decidir.
• «Não há vaga livre para promover esta participação.»: não há espaço para essa participação. Reveja as vagas em Tarifas e vagas.
• «A inscrição está fechada neste momento.»: a competição está finalizada ou cancelada e já não admite decisões.
• O botão Rejeitar continua desativado: o motivo tem menos de 3 caracteres, sem contar os espaços das extremidades. O campo admite no máximo 500.
• «Só é possível enviar 50 convites por dia.»: aguarde até ao dia seguinte para convidar mais emails.
• «Esse email já recebeu um convite há menos de 15 minutos.»: aguarde 15 minutos antes de o voltar a convidar.
• «Revê estes emails: …» ou «Pode convidar até 20 emails de cada vez.»: corrija a lista ou envie os emails em grupos.
• «Nenhum clube corresponde à pesquisa.»: reveja o texto da pesquisa ou mude de filtro.
• Valor «—»: a participação está rejeitada ou retirada, ou falta uma tarifa base. Reveja Tarifas e vagas.

Próximo passo

• Confirme as transferências e os pagamentos da sua competição: reveja os comprovativos dos clubes depois de aprovados.
• Aceite inscrições fora de prazo: conceda um prazo extra a um clube e reveja as suas alterações.
• Atribua e reveja os dorsais: os dorsais numeram-se com as participações aprovadas.
• Altere a sua inscrição na competição: o que o clube pode modificar e como volta a Por aprovar.
• Aceite os documentos da competição: como o clube aceita os documentos antes de enviar.
• Substitua uma ginasta da competição: como o clube pede uma substituição que terá de aprovar.