Revisa y aprueba las inscripciones

Inscripciones es la bandeja donde decides sobre lo que envían los clubes participantes. Desde aquí apruebas, rechazas o retiras cada participación, compruebas sus documentos y su importe, promueves la lista de espera y gestionas los clubes.

Antes de empezar

• La convocatoria tiene que estar publicada. Inscripciones aparece en el menú de la competición cuando deja de ser borrador. Si todavía no la has publicado, sigue Crea y publica una convocatoria de competición.
• Puedes decidir desde que la inscripción se abre hasta que la competición se finaliza o se cancela. Una competición finalizada o cancelada ya no admite decisiones.
• Aprobar no cobra nada por sí mismo. Si Cuándo se paga está en Tras aprobar, aprobar crea el pago del club. Si está en Al enviar, el pago ya existe desde que el club envía la inscripción. Consulta Confirma las transferencias y los pagos de tu competición.
• La plaza se reserva cuando el club envía la participación, así que aprobarla no la vuelve a ocupar.
• Para rechazar o retirar necesitas un motivo de 3 a 500 caracteres. Lo verá el club.

Paso a paso

1. Abre Inscripciones

Entra en la competición y pulsa Inscripciones en su menú. A la izquierda ves la columna de clubes y, a la derecha, la ficha del club elegido. Si no eliges ninguno, se abre el primero de la lista. Arriba a la derecha tienes Exportar e, mientras la inscripción esté abierta, Invitar club.

2. Busca y filtra los clubes

El buscador Buscar club encuentra clubes por nombre o por localidad. Los filtros son:

• Por aprobar: clubes con participaciones o sustituciones pendientes de decisión. Es el filtro inicial.
• Todos: todos los clubes inscritos.
• Sin enviar: clubes que todavía no han enviado nada.
• Fuera de plazo: solo aparece después del cierre. Reúne los clubes con una ampliación que no has quitado o con participaciones creadas tarde.

Cada club muestra su cuenta, Cuenta propia o Clybo’, su número de participaciones y, si corresponde, una línea de aviso: Bloqueado, Fuera de plazo hasta el con una fecha, Sustitución o Sin enviar. A la derecha, un contador indica las participaciones por aprobar; cuando no queda ninguna, aparece un tic.

3. Revisa la ficha del club

La cabecera muestra el nombre del club, su localidad, su federación, su número de club, la cuenta y el contacto. Con Escribir abres tu correo con la dirección de contacto del club. Si el club tiene teléfono, Llamar lo marca.

Debajo ves cuatro tarjetas de resumen:

• Participaciones: por ejemplo, «2 aprobadas · 1 por aprobar». Después del cierre, cuenta también los cambios: «5 aprobadas · 2 cambios».
• Documentos: cuántos documentos del club están listos, por ejemplo «2 de 3». Se marca en ámbar mientras falte alguno.
• Pago: lo que pagará el club al aprobar, por ejemplo «147 € · al aprobar», o lo cobrado frente al total, en ámbar mientras quede dinero por cobrar.
• Músicas: los ejercicios con su música subida frente al total, por ejemplo «3 de 9».

Después aparecen los chips de documentos con su estado: Aceptado, Pendiente, Entregado o Versión nueva por aceptar (cuando publicaste una versión que el club todavía no ha aceptado). Los documentos informativos no se muestran aquí. Los documentos opcionales llevan la indicación «(opcional)». Para crear o cambiar documentos consulta Documentos para los clubes de la competición.

4. Revisa las participaciones por división

La tabla agrupa las participaciones del club por división, con el formato categoría · nivel · modalidad. Cada fila muestra la participación con sus gimnastas y su estado, los aparatos, la fecha de envío, el importe y las acciones.

Los estados que puedes ver son Enviada (pendiente de decisión), Aprobada, En espera, Rechazada, Retirada y Sin enviar. Si el club cambia una participación que ya habías aprobado, vuelve a Enviada con la marca Cambio por aprobar.

El importe lo calcula el servidor con las tarifas guardadas en Tarifas y plazas. Ves Gratis si la tarifa es cero, 18 € + 10 € si una participación tardía lleva recargo (base más recargo) y — si no hay importe que mostrar. Eso pasa en las participaciones rechazadas o retiradas, o cuando falta una tarifa base.

5. Aprueba, rechaza o retira una participación

Las acciones dependen del estado de cada participación:

• Enviada: Rechazar y Aprobar.
• En espera: Promover y Rechazar.
• Aprobada: Retirar.

Aprobar pasa la participación a Aprobada y el club recibe un email con la decisión. Rechazar abre Rechazar participación con el campo Motivo de rechazo. El botón Rechazar se activa cuando el motivo tiene de 3 a 500 caracteres, y el club lo verá. Retirar abre Retirar participación con el mismo campo de motivo.

Rechazar y retirar se completan aunque la tarifa de otra participación de la misma inscripción esté mal configurada. La decisión se guarda y el cobro queda marcado: en Pagos verás el aviso «No se pudo recalcular el cobro tras rechazar o retirar: revisa las tarifas. Se reintentará solo.», y la pantalla te avisa con «Hecho. No se pudo recalcular el cobro: revisa las tarifas en Pagos. Se reintentará solo.». Aprobar y Promover sí exigen una tarifa válida: si falta o hay más de una tarifa base para una división, la acción no se completa.

Resultado esperado: la fila cambia a su nuevo estado y el contador de Por aprobar de la lista baja en uno. Si cobras tras aprobar, el pago del club se crea al aprobar y el club lo ve en su fila Pago.

6. Promueve una participación en espera

Cuando se agotan las plazas, las participaciones nuevas quedan En espera. Si hay un hueco, Promover la pasa a Enviada, así que la lista la cuenta como Por aprobar. Promover no aprueba la participación: después tienes que pulsar Aprobar. Si no hay plaza libre, la plataforma no la promueve y ves el aviso correspondiente. Revisa las plazas en Tarifas y plazas.

7. Aprueba todas las pendientes de un club

Si el club tiene varias participaciones pendientes, pulsa Aprobar las N en la cabecera, donde N es el número pendiente. Se abre la confirmación ¿Aprobar las N participaciones de {club}? y el botón de confirmar vuelve a decir Aprobar las N. Si solo hay una, el botón dice Aprobar 1 participación y la confirmación habla de «la participación». Las aprobadas pasan a Aprobada y el club recibe un email con la decisión.

8. Revisa los cambios después del cierre

Con la inscripción cerrada aparece la sección Cambios, agrupada por división. Lista dos cosas:

• Las participaciones nuevas creadas fuera de plazo, con la etiqueta Nueva · fuera de plazo y su importe (base más recargo).
• Las sustituciones pendientes, con la etiqueta Sustitución · {motivo} y el texto «Sale …» y «entra … (suplente)».

Cada cambio tiene su decisión con Aprobar o Rechazar, en su fila. En una sustitución, la fila indica la participación que cambia; rechazar pide un Motivo que verá el club. Las participaciones fuera de plazo se deciden aquí y no se repiten en la tabla de cada división. Si no hay nada pendiente, la sección dice «No hay cambios por aprobar.». Para conceder el plazo extra y quitarlo, consulta Admite inscripciones fuera de plazo.

9. Bloquea o desbloquea un club

En el menú … de la cabecera está Bloquear club, que impide que el club envíe o cambie participaciones, aunque conserva la lectura. Confirma en ¿Bloquear a {club}?. Mientras esté bloqueado, verás la etiqueta Bloqueado en la cabecera y en la lista. El club verá: «Tu club está bloqueado en esta competición: puede consultar sus datos, pero no cambiarlos.». Para revertirlo, pulsa Desbloquear club y confirma en ¿Desbloquear a {club}?.

10. Invita a un club

Pulsa Invitar club en la cabecera de Inscripciones, que solo aparece mientras la inscripción está abierta. Escribe los emails separados por saltos de línea, comas o punto y coma: hasta 20 por envío, sin repetidos. Cada persona recibe un email con un enlace a la convocatoria pública. Desde ahí el club se inscribe con email y código o desde Clybo’. Al pulsar Enviar invitación verás «Invitación enviada.».

11. Exporta los datos del club

Con un club abierto, pulsa Exportar. Se descarga un CSV con las participaciones de ese club: club, división, participación, aparatos, estado, enviada e importe. Usa punto y coma como separador, pensado para abrirlo en Excel con configuración en español.

Si algo no sale bien

• «Esta participación cambió mientras la editabas. Recarga para ver la última versión.»: otra persona o un cambio del club la ha modificado. Recarga la página antes de decidir.
• «No hay plaza libre para promover esta participación.»: no queda hueco para esa participación. Revisa las plazas en Tarifas y plazas.
• «La inscripción está cerrada en este momento.»: la competición está finalizada o cancelada y ya no admite decisiones.
• El botón Rechazar sigue desactivado: el motivo tiene menos de 3 caracteres sin contar los espacios de los extremos. El campo admite como máximo 500.
• «Solo puedes enviar 50 invitaciones al día.»: espera al día siguiente para invitar a más emails.
• «Ese email ya recibió una invitación hace menos de 15 minutos.»: espera 15 minutos antes de volver a invitarlo.
• «Revisa estos emails: …» o «Puedes invitar a 20 emails como máximo en cada envío.»: corrige la lista o envía los emails en tandas.
• «Ningún club coincide con la búsqueda.»: revisa el texto del buscador o cambia de filtro.
• Importe «—»: la participación está rechazada o retirada, o falta una tarifa base. Revisa Tarifas y plazas.

Siguiente paso

• Confirma las transferencias y los pagos de tu competición: revisa los justificantes de los clubes una vez aprobados.
• Admite inscripciones fuera de plazo: concede un plazo extra a un club y revisa sus cambios.
• Asigna y revisa los dorsales: los dorsales se numeran con las participaciones aprobadas.
• Cambia tu inscripción en la competición: qué puede modificar el club y cómo vuelve a Por aprobar.
• Acepta los documentos de la competición: cómo acepta el club los documentos antes de enviar.
• Sustituye una gimnasta de la competición: cómo pide el club una sustitución que tendrás que aprobar.