Confirmez les virements et les paiements de votre compétition

Lorsqu’un club paie par virement, il téléverse un justificatif du versement. Votre rôle est de vérifier que l’argent est bien arrivé et de le confirmer. Ce guide explique l’écran Paiements, la fiche de chaque encaissement et les actions dont vous disposez.

Avant de commencer

• Les encaissements sont configurés. Si ce n’est pas encore fait, suivez Configurer le paiement des inscriptions.
• Clybo’ ne consulte pas votre banque. Confirmer un justificatif relève de votre décision : comparez le montant et la référence avec le virement que vous voyez sur votre compte.
• Le libellé du virement est la référence de l’encaissement. Saisissez-la dans Rechercher un club ou une référence pour retrouver l’encaissement ; vous pouvez aussi la demander au club.
• Si l’argent arrive sans justificatif, enregistrez-le vous-même avec Enregistrer un virement reçu.

Pas à pas

1. Ouvrez Paiements

Cliquez sur Paiements dans le menu de la compétition. L’en-tête affiche Encaissé, En attente et À confirmer ; sous le chiffre À confirmer, vous voyez combien de justificatifs attendent. Pour ne voir que ce qui reste à vérifier, utilisez le filtre À confirmer. Les autres filtres sont Tous, En attente, En retard, Payés et Remboursés. Vous pouvez rechercher avec Rechercher un club ou une référence.

Chaque ligne du tableau affiche Club, Mode, Statut, Montant et Reçu. La colonne Mode se remplit dès que le club envoie un justificatif ou démarre un paiement par carte, même si l’encaissement est encore en attente. Cliquez sur le nom du club pour ouvrir sa fiche.

2. Lisez la fiche de l’encaissement

La fiche affiche le club et le montant. Sous le montant apparaissent toujours la référence de l’encaissement et, dès qu’il est connu, le mode : Virement, Carte ou Mixte. Lorsqu’une ligne du Libellé comporte plusieurs unités, la fiche affiche la quantité avant le nom (2 × Inscription). Chaque justificatif affiche le nom de son fichier et sa taille. La jauge Payé X sur Y indique ce qui a été confirmé. Viennent ensuite les sections qui ont du contenu : Justificatifs, Libellé, Remboursements, Carte et Reçu. Remboursements apparaît aussi tant qu’il reste un montant à rembourser. Actions arrive en bas.

Les actions n’apparaissent que tant que l’encaissement est en attente.

3. Confirmez ou refusez chaque justificatif

Dans Justificatifs, chaque envoi a son statut : À confirmer, Confirmé ou Refusé, le montant déclaré par le club et la date. Choisissez, avec le rond à côté, le justificatif que vous vérifiez : à l’ouverture de la fiche, le premier qui reste à vérifier est déjà choisi.

• Cliquez sur Voir la preuve de paiement pour l’ouvrir. Le lien n’apparaît que si le club a joint le fichier.
• Si le montant correspond à ce que vous avez reçu, cliquez sur Confirmer 67 € dans le pied du panneau : le bouton affiche le montant déclaré du justificatif choisi.
• Si le justificatif n’est pas valable, saisissez le motif dans Motif si vous le refusez et cliquez sur Refuser, dans le pied du panneau. Le motif est obligatoire, avec un minimum de 3 caractères, et s’applique au justificatif choisi. Le club le voit et peut envoyer un autre justificatif.

Lorsque vous confirmez un justificatif, son montant s’ajoute à la jauge. Tant qu’il reste des justificatifs à vérifier, vous ne pouvez pas libérer les places de cet encaissement.

4. Gérez les paiements partiels et les trop-perçus

• Si le montant confirmé ne couvre pas le total, l’encaissement reste Payé en partie jusqu’à l’arrivée du solde.
• Si le club paie en trop, vous verrez l’avis Trop-perçu avec le surplus. Pour le rembourser, utilisez Rembourser : consultez Reçus et remboursements de la compétition.
• Si une participation est retirée après paiement, vous verrez l’avis concernant les participations retirées après paiement, avec son montant.
• Si une décision Refuser ou Retirer n’a pas pu recalculer le paiement parce qu’une autre participation de l’inscription a un tarif mal configuré, vous verrez l’avis : « Le paiement n’a pas pu être recalculé après le refus ou le retrait : vérifiez les tarifs. Une nouvelle tentative aura lieu automatiquement. ». La participation refusée ou retirée reste dans le paiement jusqu’à son recalcul.

5. Enregistrez un virement reçu

Si le versement arrive sans justificatif, cliquez sur Enregistrer un virement reçu dans Actions. Dans la fenêtre, saisissez le Montant reçu et, si vous le souhaitez, une Note. Cliquez sur Enregistrer. Ce n’est pas possible tant qu’un encaissement par carte est en cours.

6. Prolongez le délai

Cliquez sur Prolonger le délai dans Actions. Dans Nouvelle date limite, indiquez la date et l’Heure, puis cliquez sur Prolonger. Le club sera prévenu. La nouvelle date doit être postérieure à l’échéance actuelle. Seuls les encaissements en attente sont prolongés. Dans une compétition annulée ou terminée, Prolonger le délai n’apparaît pas.

7. Annulez l’encaissement ou libérez les places

• Exonérer du paiement apparaît si l’encaissement n’a aucun montant payé et qu’aucun encaissement par carte n’est en cours. Saisissez le Motif de l’annulation et cliquez sur Annuler le paiement. Cette action est irréversible : les participations sont exemptées et ce paiement n’est plus demandé. S’il y a aussi un justificatif à vérifier, le bouton reste présent, mais l’exonération ne se finalise pas tant que ce justificatif n’est pas vérifié : refusez-le d’abord. Si vous le confirmez, l’encaissement a déjà un montant et ne peut plus être exonéré.
• Libérer les places pour non-paiement retire les participations de ce paiement et libère la place. Si le club a payé quelque chose, cochez Je confirme que je rembourserai séparément ce qui a été payé et cliquez sur Libérer les places. La libération des places ne rembourse pas : le remboursement vous incombe. Tant qu’il reste des justificatifs à vérifier, ce n’est pas possible.

8. Vérifiez le traitement automatique des impayés

Avec À l’envoi, lorsque le paiement arrive à échéance sans aucun montant encaissé, sans justificatif à vérifier et sans encaissement par carte en cours, Clybo’ libère les places du club à l’échéance et prévient ensuite le club par e-mail. Il n’y a pas d’avertissement préalable, hormis le rappel que vous avez configuré. Si un montant a déjà été payé ou si des justificatifs sont à vérifier, Clybo’ envoie un seul avis et ne libère pas les places.

Avec Après approbation, l’échéance prévient l’organisateur de la compétition. Elle ne libère pas de places.

Si quelque chose ne va pas

• Refuser reste désactivé : le motif compte moins de 3 caractères. Rédigez un motif plus long.
• Exonérer du paiement n’apparaît pas : l’encaissement a déjà un montant payé ou un encaissement par carte en cours. L’exonération n’est possible qu’en l’absence d’argent encaissé.
• Libérer les places ne progresse pas : un justificatif est à vérifier ou un encaissement par carte est en cours. Confirmez ou refusez le justificatif, ou attendez la fin de l’encaissement.
• Payé en partie ne change pas : le solde restant doit encore être confirmé, ou le club ne l’a pas encore envoyé.
• « Un justificatif est à examiner. Confirmez-le ou refusez-le avant de continuer. » : vous êtes en train d’exonérer l’encaissement alors qu’un justificatif reste à vérifier. Refusez ce justificatif et réessayez ; si vous le confirmez, l’encaissement ne peut plus être exonéré.
• Reçu bloqué sur la fiche : les données fiscales du club manquent. Complétez-les dans le bloc Reçus de Club › Paramètres (écran Encaissements), que vous voyez aussi dans la colonne latérale de Paiements › Paramètres. Si votre club est client de Clybo’, ces données sont en lecture seule, avec le texte Modifier dans Clybo’ ; vous les complétez dans Clybo’.
• « Le paiement n’a pas pu être recalculé après le refus ou le retrait : vérifiez les tarifs. Une nouvelle tentative aura lieu automatiquement. » sur la fiche du paiement : une autre participation de l’inscription a un tarif mal configuré. Corrigez-le dans Tarifs et places de la compétition. Clybo’ recalcule le paiement tout seul lors du passage suivant.

Étape suivante

• Reçus et remboursements de la compétition : téléchargez les reçus et remboursez de l’argent.
• Vérifiez et approuvez les inscriptions de votre compétition : l’approbation crée le paiement si vous encaissez après approbation.
• Configurer le paiement des inscriptions : mode, moment et délai.