Acceptez les inscriptions hors délai

Une fois les inscriptions clôturées, vous pouvez accorder à un club participant un délai propre pour continuer à envoyer des participations. Ce guide explique comment la prolongation est accordée, ce qui se passe à son échéance et comment vous décidez des modifications qui arrivent hors délai.

Avant de commencer

• Les inscriptions doivent être clôturées. Le bouton Hors délai apparaît dans l’en-tête de la fiche d’un club uniquement après la clôture et tant que la compétition n’est pas terminée.
• Si vous voulez encaisser une majoration, créez d’abord le tarif Hors délai uniquement dans Tarifs et places. Sans lui, la prolongation est tout de même enregistrée, mais un avis s’affiche.
• Précisez jusqu’à quel jour et quelle heure le club peut envoyer. Le délai doit être futur et ne peut pas dépasser le début de la première séance.
• La majoration s’encaisse comme le reste du montant du club, avec le mode et l’échéance de vos paramètres d’encaissement. Consultez Configurer le paiement des inscriptions.

Pas à pas

1. Ouvrez la prolongation du club

Dans Inscriptions, choisissez le club et cliquez sur Hors délai dans l’en-tête de sa fiche. Le panneau Hors délai s’ouvre avec le sous-titre « {club} · les inscriptions ont clôturé le {date} ».

2. Fixez jusqu’à quand il peut envoyer

Dans Jusqu’au choisissez la date dans le calendrier et saisissez l’heure au format 24 heures, par exemple 23:59. C’est la limite du délai supplémentaire : jusqu’à ce moment, le club peut envoyer des participations. Si le délai n’est pas valide, vous verrez l’avis expliqué plus bas.

3. Choisissez ce que le club peut faire

Dans Peut cochez Ajouter des participations, pour les nouvelles participations, et Modifier des participations, pour changer celles qu’il a déjà envoyées. Au moins une option doit être cochée. Si le club modifie une participation que vous aviez déjà approuvée, elle repasse en Envoyée avec la mention Modification à approuver.

4. Décidez d’appliquer la majoration

Dans Majoration pour inscription tardive, cliquez sur Appliquer ou sur Ne pas appliquer. Avec Appliquer, le panneau affiche le montant par nouvelle participation, par exemple « 10 € par nouvelle participation », avec un lien vers Tarifs. La majoration ne s’applique qu’aux nouvelles participations créées pendant la prolongation, et non aux modifications des participations déjà envoyées.

Si le tarif Hors délai uniquement n’existe pas encore, le panneau indique « Créez le tarif d’inscription tardive » et vous renvoie vers Tarifs.

5. Fixez le délai des musiques (facultatif)

Dans Musiques de ces participations jusqu’au, vous pouvez indiquer une date et une heure limites pour les musiques des participations que le club envoie pendant la prolongation. Si vous laissez les deux champs vides, aucune limite particulière ne s’applique. Si vous n’en remplissez qu’un, le formulaire demande de compléter les deux.

6. Enregistrez et prévenez le club

Cliquez sur Enregistrer et prévenir. La prolongation est enregistrée et le club reçoit un e-mail. Gardez à l’esprit que tout ce que le club envoie passe par l’approbation : rien n’entre automatiquement comme approuvé.

Si le tarif de majoration manque, le panneau reste ouvert avec l’avis et le lien vers Tarifs. La prolongation est déjà enregistrée et le club a déjà reçu l’e-mail. Cliquez sur Fermer quand vous voulez, ou créez le tarif puis enregistrez à nouveau.

Résultat attendu : dans la liste, la carte du club affiche Hors délai jusqu’au avec la date que vous avez fixée, et le club peut envoyer jusque-là.

7. Ce qui se passe à l’échéance

Jusqu’à la limite, le club peut envoyer et modifier ce que vous autorisez. À l’échéance, le club ne peut plus envoyer ni modifier quoi que ce soit, et il voit l’avis « Le délai prolongé de votre club est terminé. ». Dans votre liste, la carte du club ne montre plus la date Hors délai jusqu’au.

La prolongation reste enregistrée jusqu’à ce que vous la retiriez. Entre-temps, le club apparaît dans le filtre Hors délai. Vous pouvez Retirer la prolongation ou l’enregistrer à nouveau avec une autre date.

8. Retirez la prolongation

Dans le panneau, cliquez sur Retirer. La confirmation Retirer la prolongation ? s’ouvre ; elle indique que le club revient au délai de l’inscription clôturée et que ce qu’il a déjà envoyé dans le cadre de la prolongation est conservé. Confirmez avec Retirer la prolongation.

9. Décidez des modifications

Après la clôture, la fiche du club comprend la section Modifications, regroupée par division :

• Nouvelle · hors délai : participations créées pendant la prolongation. Vous pouvez Approuver ou Refuser chacune. Son montant affiche le détail entre le tarif de base et la majoration.
• Remplacement en attente : une gymnaste titulaire qui sort et une remplaçante qui entre. Vous pouvez Approuver ou Refuser chaque modification. En cas de refus d’un remplacement, saisissez le Motif, que le club verra.

S’il n’y a rien en attente, la section indique « Aucune modification à approuver. ». Si vous approuvez une participation tardive alors que le parcours est déjà publié, celui-ci est marqué comme non à jour. La participation apparaît comme un enchaînement non placé dans Modifier de Rotation. Elle reçoit son dossard à l’approbation, avec le suivant libre, sans renuméroter les autres. Pour la publier, cliquez sur Placer automatiquement, placez l’enchaînement si vous le souhaitez, puis publiez une nouvelle version avec la note suggérée « Ajoute 1 inscription hors délai. ». Tant que vous ne publiez pas, le site public et les PDF continuent d’afficher la version précédente. Consultez Publiez la rotation et prévenez les clubs.

Si quelque chose ne va pas

• « Vérifiez la prolongation : l’échéance doit être dans le futur, ne pas dépasser le début de la première séance et permettre d’ajouter ou de modifier des inscriptions. » : ajustez la date Jusqu’au ou cochez une option de Peut.
• « Indiquez jusqu’à quand le club peut envoyer. » : saisissez la date et l’heure dans le champ Jusqu’au.
• « Choisissez si le club peut ajouter, modifier ou les deux. » : cochez au moins une case dans Peut.
• « Les musiques nécessitent une date et une heure. » : complétez les deux champs de Musiques de ces participations jusqu’au, ou laissez-les vides.
• « Créez le tarif d’inscription tardive pour facturer la majoration. » : créez le tarif Hors délai uniquement dans Tarifs et places. La prolongation est déjà enregistrée.
• « Les inscriptions sont fermées pour le moment. » : la compétition est terminée ou annulée et n’accepte plus de prolongations ni de décisions.
• « La compétition a changé pendant votre modification. Rechargez et réessayez. » : une autre personne a modifié la prolongation. Rechargez la page avant de la retirer ou de l’enregistrer.
• « Nous n’avons pas trouvé cette prolongation. » : quelqu’un l’a retirée pendant que votre panneau était ouvert. Rechargez la page.
• « Nous n’avons pas trouvé ce remplacement. » : il a déjà été tranché ou a disparu. Rechargez la page pour voir la liste actuelle des modifications.

Étape suivante

• Tarifs et places de la compétition : créez le tarif de majoration et vérifiez les places.
• Confirmez les virements et les paiements de votre compétition : vérifiez les justificatifs des clubs qui prolongent leur délai.
• Vérifiez et approuvez les inscriptions : le suivi quotidien de la liste, avec approbations, refus et blocages.
• Attribuez et vérifiez les dossards : les participations que vous approuvez après la clôture reçoivent le dossard libre suivant.
• Modifiez votre inscription à la compétition : comment le club modifie ce qu’il a déjà envoyé pendant la prolongation.
• Remplacez une gymnaste de la compétition : comment le club demande un remplacement qui apparaît dans Modifications.