Documents pour les clubs de la compétition

Les documents sont les textes et fichiers que les clubs participants doivent lire, accepter ou remettre avant la compétition. Ce guide explique comment les créer, publier de nouvelles versions et les retirer.

Avant de commencer

• Préparez le PDF ou le texte que vous voulez publier. Chaque version est un PDF ou un texte, jamais les deux.
• Si vous avez déjà le document juridique dans Clybo’, vous pouvez le copier avec Depuis mes documents, comme l’explique l’étape 6.
• Vous pouvez ajouter des documents et des versions tant que la compétition n’est ni terminée ni annulée.
• Chaque compétition accepte jusqu’à 50 documents non retirés.

Étape par étape

1. Ouvrez l’onglet Documents

Ouvrez Convocation et appuyez sur l’onglet Documents avec le nombre de documents entre parenthèses, par exemple Documents · 3. Le tableau affiche les colonnes Document, Type, Acceptation, Clubs et Version.

S’il n’y a pas encore de documents, le tableau indique : « Aucun document pour les clubs pour le moment. »

2. Choisissez ce que le club doit faire

Appuyez sur Ajouter un document et choisissez une option dans Ce que le club doit faire :

• Lire : le club consulte le document, par exemple un règlement, des horaires ou des plans. Dans le tableau, il apparaît comme À lire.
• Accepter : le club lit le document et l’acceptation est enregistrée avec son auteur et sa date. Dans le tableau, il apparaît comme À accepter.
• Remettre un fichier : le club téléverse son propre fichier, par exemple une assurance ou un certificat. Dans le tableau, il apparaît comme À remettre, et dans Acceptation il est indiqué « Le club téléverse son fichier ».

Saisissez ensuite le Nom du document, par exemple « Règlement technique ». Si le club doit remettre un fichier, utilisez le champ Ce que le club doit téléverser pour lui expliquer ce qu’il faut, par exemple « Attestation d’assurance de responsabilité civile en cours de validité ».

3. Indiquez s’il est obligatoire ou visible sur le site

• Obligatoire ou Facultative : un document à accepter ou à remettre peut être obligatoire. Un document à lire ne peut pas l’être.
• Visible sur le site public : ne se coche que pour les documents à lire. C’est ainsi qu’il s’affiche sur le site public de la convocation.

4. Téléversez le contenu

Sous Contenu, vous choisissez :

• PDF : appuyez sur Choisir un PDF et sélectionnez le fichier.
• Texte : saisissez le texte dans le champ Saisissez le texte du document.

Pour un document à remettre, vous pouvez laisser le contenu sur Sans modèle, puisque le club téléverse son propre fichier. Appuyez sur Ajouter pour créer le document. Sa première version est enregistrée avec le numéro 1.

Un document à lire ou à accepter doit avoir du contenu. S’il n’en a pas, la convocation ne peut pas être publiée.

5. Publiez une nouvelle version

Lorsque le contenu change, appuyez sur Nouvelle version sur la ligne du document. La boîte de dialogue Nouvelle version de « Règlement technique » s’ouvre avec l’avis « Les clubs qui ont déjà accepté verront qu’il existe une nouvelle version. ». La colonne Version affiche le numéro et la date de la version actuelle.

Les versions précédentes ne sont pas modifiées. Pour changer le nom, les instructions ou les options d’un document, utilisez Modifier le document. Ces modifications ne créent pas de version : le contenu ne change qu’avec une nouvelle version.

6. Réutilisez des documents juridiques avec Depuis mes documents

Appuyez sur Depuis mes documents pour copier les documents juridiques que vous avez déjà dans Clybo’. La boîte de dialogue indique : « Copiez vos documents juridiques de Clybo’ comme documents à accepter. » Cochez ceux qui vous intéressent et appuyez sur Importer avec le nombre de documents sélectionnés, par exemple Importer 2 documents. Ceux qui sont déjà copiés apparaissent marqués Déjà importé.

Si vous n’avez aucun document juridique dans Clybo’, la boîte de dialogue affiche : « Vous n’avez aucun document juridique à importer. »

7. Retirez un document

Appuyez sur Retirer sur la ligne du document. La boîte de dialogue Retirer « Règlement technique » ? s’ouvre et explique que le document ne sera plus affiché aux clubs. Les acceptations et remises déjà reçues sont conservées. Confirmez l’action dans la boîte de dialogue.

Un document retiré n’accepte plus de modifications ni de nouvelles versions.

Si quelque chose ne fonctionne pas

• « Chaque version est soit un PDF, soit un texte, pas les deux. » : ne gardez que le PDF ou que le texte dans Contenu.
• « Cette version est un texte, pas un PDF. » : cette version ne contient que du texte, elle ne peut donc pas s’ouvrir comme PDF.
• « Le fichier du document n’est pas disponible. Téléversez-le à nouveau. » : téléversez de nouveau le PDF avec Modifier.
• « Un document à lire ne peut pas être obligatoire, et seuls les documents à lire s’affichent sur le site. » : décochez Obligatoire ou Visible sur le site public, selon le type de document.
• « Ce document est retiré : il n’accepte plus de modifications ni de nouvelles versions. » : un document retiré ne peut pas être modifié. Créez-en un nouveau si vous en avez besoin.
• « Un document à lire ou à accepter n’a pas de contenu » : apparaît dans En attente du Récapitulatif. Appuyez sur Compléter pour ouvrir l’onglet Documents et ajoutez son PDF ou son texte.

Étape suivante

• Créez et publiez une convocation de compétition : vérifiez qu’aucun document n’est en attente avant de publier.
• Praticables et échauffement de la compétition : complétez le reste de la section Convocation.