Publier la rotation et prévenir les clubs

Publier transforme le brouillon en une version figée. C’est celle que voient les clubs dans l’ordre de passage, dans les PDF et dans l’e-mail. Ce guide explique ce qui se passe lors de la publication, le comportement des versions et ce qu’il faut faire quand quelque chose change ensuite.

Avant de commencer

• Levez les blocages de l’onglet Modifier : exercices non placés, exercices d’inscriptions retirées et gymnastes sur deux tapis en même temps. Sans cela, vous ne pouvez pas publier. Voir Ajuster l’ordre de la rotation en faisant glisser.
• Les avertissements de règles ne bloquent pas la publication. Vous pouvez publier avec des avertissements.
• Si vous le souhaitez, rédigez une note pour les clubs. Elle apparaît sur la page publique et dans l’e-mail.

Étape par étape

1. Ouvrez l’onglet Versions

Dans Rotation, choisissez Versions. Le tableau affiche Version, Publiée, Modifications et Fichiers. La ligne Brouillon correspond à ce que vous avez actuellement. La version en vigueur est marquée Actuelle.

2. Vérifiez le récapitulatif des modifications

Cliquez sur Publier, dans Versions ou dans l’en-tête de Modifier. La boîte de dialogue s’intitule Publier la v suivi du numéro de la nouvelle version. Elle compare le brouillon à la version précédente et affiche Exercices déplacés, Changement d’heure et Clubs concernés. La première version n’a pas de version précédente : tout apparaît comme nouveau.

3. Rédigez la note

Dans Note pour les clubs, vous pouvez écrire un texte pour les clubs. La boîte de dialogue propose des phrases décrivant les changements, par exemple « Ajoute … dans … » ou « Retire … ». Vous pouvez les modifier ou les supprimer.

4. Choisissez les avis aux clubs

Deux cases sont cochées par défaut :

• Envoyer un e-mail à N clubs : envoie un e-mail uniquement aux clubs qui ont des exercices dans la version. Chaque e-mail contient les horaires de ce club : dossard, division, agrès et échauffement, sans les noms des gymnastes, ainsi qu’un lien vers l’ordre de passage avec son club mis en évidence. Dans les versions suivantes, il indique ce qui change pour ce club, ou que ses horaires ne changent pas.
• Joindre le PDF de chaque club : joint à l’e-mail le PDF du club, dans la langue de l’organisateur.

5. Vérifiez les avertissements et publiez

Les avertissements de règles apparaissent sous Avertissements sur les règles, et le bouton devient Publier avec N avertissements. Les avertissements ne demandent pas de confirmation. Les avertissements répétés sont regroupés avec leur nombre, et la liste se replie lorsqu’il y en a beaucoup : cliquez sur Avertissements sur les règles pour la déplier.

Les blocages apparaissent sous Publication impossible pour le moment et désactivent le bouton. Il s’agit d’exercices non placés, d’exercices d’inscriptions retirées et de gymnastes sur deux tapis en même temps.

Quand il ne reste plus aucun blocage, cliquez sur le bouton de publication de la boîte de dialogue.

6. Ce qui se passe lors de la publication

• La version est créée avec son numéro. Une version publiée ne peut ni être modifiée ni retirée : vous ne pouvez que la remplacer par une autre.
• La première fois, la compétition passe à Rotation publiée.
• Dossards : la première version attribue les dossards qui manquent, selon l’ordre de départ si l’ordre est celui de la rotation, et conserve les dossards modifiés à la main. À partir de la deuxième version, aucun dossard n’est renuméroté ; les nouvelles participations reçoivent le numéro libre suivant.
• La page publique de l’ordre de passage est mise à jour, et les PDF sont générés.

7. Téléchargez les PDF

Dans la colonne Fichiers de chaque version, vous trouvez deux boutons, PDF par session et PDF par club. Chacun ouvre un menu avec un PDF par session ou par club. Pendant leur préparation, vous voyez Génération…. S’ils ne sont pas générés, cliquez sur Réessayer les PDF et les avis.

Les PDF sont générés dans la langue de l’organisateur. Pour une autre langue, choisissez Télécharger en…. Les PDF par session suivent la même règle que l’ordre public : ils ne comportent des noms que si vous avez activé Noms dans l’ordre de passage. Le PDF de chaque club comporte toujours les noms de ses propres gymnastes.

Les PDF sont supprimés 14 jours après la compétition. Une fois expirés, la version les affiche comme Expirés. Les versions et leurs horaires sont conservés.

8. Quand quelque chose change après la publication

La rotation devient non à jour lorsque changent les participations ou les données qui la sous-tendent : approbation d’une participation hors délai, approbation d’une substitution, retrait ou refus d’une participation déjà programmée, modification ou renumérotation manuelle des dossards, et changements de sessions, de tapis ou de divisions. Le message La rotation publiée n’est plus à jour apparaît, avec le lien Vérifier la rotation.

Pour publier la version suivante :

1. Ouvrez Modifier. Les nouveaux exercices apparaissent comme non placés. Cliquez sur Placer automatiquement et faites-les glisser où vous voulez.
2. Retirez les exercices d’inscriptions retirées avec Retirer.
3. Vérifiez la note suggérée, par exemple « Ajoute 1 inscription hors délai. », et ajustez-la si besoin.
4. Cliquez sur Publier et confirmez la nouvelle version.

Tant que vous n’avez pas publié, la page publique et les PDF affichent toujours la version précédente. Les dossards qui figuraient déjà dans la version précédente ne changent pas.

En cas de problème

• « Publication impossible pour le moment » : vérifiez les blocages affichés dans la boîte de dialogue et levez-les dans Modifier.
• « Aucun exercice à publier. » : le brouillon ne contient aucun exercice. Générez la rotation avant de publier.
• « Cette version serait identique à la version publiée. Il n’y a rien à publier. » : le brouillon ne contient aucune modification par rapport à la version actuelle.
• « La rotation a changé pendant votre modification. Rechargez la page pour voir la dernière version. » : une autre personne a modifié le brouillon. Rechargez la page avant de publier.
• « Ce PDF a expiré. Les PDF sont supprimés 14 jours après la compétition. » : le PDF n’est plus disponible, même si la version reste dans l’historique.

Étape suivante

• Ajuster l’ordre de la rotation en faisant glisser : modifiez l’ordre avant de publier.
• Consulter l’ordre de passage de votre club : comment votre club voit la version publiée.
• Attribuer et vérifier les dossards : comment les dossards sont attribués et conservés.
• Admettre des inscriptions hors délai : que faire avec une participation approuvée hors délai.