Configurer le paiement des inscriptions

Ce guide explique comment configurer les encaissements des inscriptions de votre compétition. Dans Paiements › Paramètres, vous décidez quels modes proposer, quand chaque paiement est créé et jusqu’à quand le club peut payer. Les données d’encaissement du club et les reçus se trouvent dans Club › Paramètres.

Avant de commencer

• Paiements n’apparaît dans le menu de la compétition qu’une fois l’appel à inscriptions sorti du stade de brouillon. Si vous ne l’avez pas encore publié, suivez Créez et publiez un appel à compétition.
• Les montants proviennent des tarifs. Si la compétition n’a pas de tarifs, l’inscription est gratuite et il n’y a rien à encaisser. Vérifiez-les dans Tarifs et places.
• Pour payer par carte, votre club doit disposer d’un compte Stripe connecté qui permet les encaissements. Pour le virement, il faut l’IBAN et le titulaire du club. Connectez Stripe pour encaisser les inscriptions explique l’étape Stripe.
• L’argent va directement sur le compte Stripe de votre club ou sur son IBAN. Clybo’ ne prélève aucune commission et ne touche pas à l’argent.
• La politique de remboursement est la vôtre et vous la communiquez au club, par exemple dans un document de l’appel à inscriptions. Consultez Documents pour les clubs de la compétition.

Pas à pas

1. Ouvrez Paiements › Paramètres

Cliquez sur Paiements dans le menu de la compétition, puis sur l’onglet Paramètres. C’est ici que vous configurez le mode de paiement de cette compétition. Les données d’encaissement de votre club (Compte Stripe, Virement et Reçus) se trouvent dans Club › Paramètres, sur l’écran Encaissements, et servent dans toutes vos compétitions. La colonne latérale de Paiements › Paramètres affiche les mêmes blocs.

2. Choisissez les modes de paiement

Sous Modes de paiement, cochez Virement, Carte ou les deux :

• Virement : « Le club envoie le justificatif et vous le confirmez ».
• Carte : « Encaissement sur votre compte Stripe ».

Un mode apparaît désactivé lorsqu’il lui manque quelque chose ; à côté, vous verrez le motif, par exemple IBAN manquant, Compte Stripe manquant ou Données du club manquantes pour le reçu. Le lien Compléter dans Encaissements mène à l’écran Encaissements, où se trouvent ces données (Club › Paramètres).

3. Décidez du moment du paiement

Sous Moment du paiement, choisissez l’un des deux moments :

• Après approbation, « Seulement les inscriptions approuvées » : le paiement est créé lorsque vous approuvez la participation. D’ici là, la ligne Paiement de l’inscription du club affiche « À l’approbation de l’inscription ».
• À l’envoi, « La place est libérée si le paiement n’est pas fait à temps » : le paiement est créé lorsque le club envoie l’inscription. Si l’échéance passe sans aucun paiement, sans justificatif à vérifier et sans encaissement par carte en cours, Clybo’ libère les places à l’échéance et prévient ensuite le club par e-mail. Il n’y a pas d’avertissement préalable, hormis le rappel que vous configurez. Consultez Confirmez les virements et les paiements de votre compétition.

Dès que des inscriptions ont été envoyées, Moment du paiement est verrouillé et le motif s’affiche à côté des options : « Impossible à modifier dans l’état actuel de la compétition. » Décidez du moment avant d’ouvrir les inscriptions.

4. Fixez le délai de paiement

Sous Délai de paiement, choisissez le mode de calcul du délai :

• Jusqu’à une date : renseignez la Date limite et l’Heure. L’heure par défaut est 23:59. Si la compétition a une clôture des inscriptions, vous verrez la proposition « Proposition : clôture des inscriptions + 7 jours ». Avec Paiements demandés plus tard : N jours, vous indiquez le délai des paiements demandés à moins de 24 heures de la date limite : dans ce cas, le délai correspond à ces jours et non à la date fixe.
• Jours après la demande de paiement : renseignez Jours pour payer. Si vous indiquez 7, le paiement arrive à échéance à la fin du septième jour suivant celui où il est demandé.

Si vous reportez une date limite déjà enregistrée, la case Appliquer aussi aux paiements en attente apparaît, cochée par défaut. Case cochée, seuls les paiements en attente qui suivaient l’ancienne date fixe sont déplacés ; ceux qui ont déjà un délai en jours ou une prolongation propre ne changent pas. Si vous la décochez, les paiements déjà demandés conservent leur date et seuls les nouveaux utilisent la nouvelle. Pour prolonger le délai d’un encaissement précis, utilisez Prolonger le délai sur sa fiche, comme l’explique l’étape 6 de Confirmez les virements et les paiements de votre compétition. Les clubs dont les paiements sont déplacés reçoivent un e-mail avec le nouveau délai.

Si la date limite tombe après la première séance, vous verrez l’avis « La date limite tombe après la première séance. ».

5. Choisissez le rappel

Sous Rappel, choisissez Sans rappel ou un avertissement 1, 2, 3 ou 7 jours avant l’échéance.

6. Complétez les données du reçu

Dans Club › Paramètres, sur l’écran Encaissements, bloc Reçus, cochez Inclure le NIF sur les reçus si vous voulez que les reçus portent le NIF du club. Pour l’activer, renseignez le NIF du club dans le même bloc. Si vous ne l’avez pas, vous verrez « Pour inclure le NIF sur les reçus, le club doit en avoir un. ».

Vérifiez également le Nom, l’Adresse, le Code postal et la Ville. Les reçus de compétition portent la série CR, que le bloc affiche sous la forme « Sans facture · série CR-2026 », avec l’année en cours. Ce ne sont pas des factures.

Si votre club est client de Clybo’, ces données sont en lecture seule, avec le texte Modifier dans Clybo’ ; vous les complétez dans Clybo’, comme l’explique Configurer les encaissements en ligne avec Stripe.

7. Enregistrez les modifications

Les modes, le moment, le délai et le rappel s’enregistrent avec Enregistrer, dans l’en-tête de l’écran, en haut à droite. Le virement et les reçus disposent de leur propre Enregistrer dans chaque bloc de l’écran Encaissements. Une fois la modification enregistrée, « Modifications enregistrées » apparaît sous l’en-tête.

Si quelque chose ne va pas

• « Aucun des modes de paiement n’est disponible » : il n’y a ni IBAN ni compte Stripe avec les encaissements activés. Complétez les données avec Compléter dans Encaissements.
• « Il y a des tarifs payants et aucun mode de paiement : choisissez comment encaisser » : il y a des tarifs, mais vous n’avez coché aucun mode. Cet avis apparaît dans le Récapitulatif.
• « La date limite de paiement manque, ou elle est dépassée » : indiquez une date future ou passez à Jours après la demande de paiement.
• « Un mode de paiement n’est pas disponible pour le moment » : vérifiez le motif affiché à côté du mode.
• « Données du club manquantes pour le reçu », suivies des champs manquants. Le Nom et l’Adresse se complètent dans le bloc Reçus de Club › Paramètres (écran Encaissements), que vous voyez aussi dans la colonne latérale de Paiements › Paramètres. Le NIF du club n’apparaît que si vous incluez le NIF sur les reçus. L’E-mail de contact est celui de l’adresse publique de votre organisation, configurée lors de l’activation de Competiciones Rítmica. Si votre club est client de Clybo’, les données du bloc Reçus sont en lecture seule, avec le texte Modifier dans Clybo’ ; vous les complétez dans Clybo’.
• La bannière « Complétez les données du reçu » sous Paiements : des données du club pour le reçu manquent. Complétez-les dans le bloc Reçus de Club › Paramètres, comme indiqué au point précédent.
• Moment du paiement ne peut pas être modifié : des inscriptions ont déjà été envoyées. Décidez du moment avant d’ouvrir les inscriptions.

Étape suivante

• Connectez Stripe pour encaisser les inscriptions, si vous encaissez par carte.
• Confirmez les virements et les paiements de votre compétition, pour vérifier les justificatifs.
• Reçus et remboursements de la compétition.