Confirme as transferências e os pagamentos da sua competição

Quando um clube paga por transferência, envia um comprovativo do depósito. O seu trabalho é verificar que o dinheiro chegou e confirmá-lo. Este guia explica o ecrã Pagamentos, a ficha de cada cobrança e as ações que tem sobre ela.

Antes de começar

• As cobranças estão configuradas. Se ainda não o fez, siga Configure como se pagam as inscrições.
• A Clybo’ não consulta o seu banco. Confirmar um comprovativo é uma decisão sua: compare o valor e a referência com o depósito que vê na sua conta.
• O conceito da transferência é a referência da cobrança. Escreva-a em Pesquisar clube ou referência para encontrar a cobrança; também pode pedi-la ao clube.
• Se o dinheiro chegar sem comprovativo, registe-o manualmente com Registar transferência recebida.

Passo a passo

1. Abra Pagamentos

Toque em Pagamentos no menu da competição. O cabeçalho mostra Cobrado, Pendente e Por confirmar; na cifra Por confirmar vê quantos comprovativos esperam. Para ver apenas o que falta rever, use o filtro Por confirmar. Os restantes filtros são Todos, Pendentes, Vencidos, Pagos e Devolvidos. Pode pesquisar com Pesquisar clube ou referência.

Cada linha da tabela mostra Clube, Método, Estado, Valor e Recibo. A coluna Método preenche-se assim que o clube envia um comprovativo ou inicia um pagamento com cartão, mesmo com a cobrança ainda pendente. Toque no nome do clube para abrir a sua ficha.

2. Leia a ficha da cobrança

A ficha mostra o clube e o valor. Por baixo do valor aparecem sempre a referência da cobrança e, quando já consta, o método: Transferência, Cartão ou Misto. Quando uma linha da Descrição tem várias unidades, a quantidade aparece antes do nome (2 × Inscrição). Cada comprovativo mostra o nome do seu ficheiro e o tamanho. O indicador Pago X de Y mostra quanto já foi confirmado. Depois vêm as secções que têm conteúdo: Comprovativos, Descrição, Devoluções, Cartão e Recibo. Devoluções também aparece enquanto ainda houver algo para devolver. Ações fica no fim.

As ações só aparecem enquanto a cobrança estiver pendente.

3. Confirme ou rejeite cada comprovativo

Em Comprovativos, cada envio tem o seu estado: Por confirmar, Confirmado ou Rejeitado, o valor que o clube declarou e a data. Escolha com o botão redondo ao lado o comprovativo que vai rever: ao abrir a ficha, já vem escolhido o primeiro que falta rever.

• Toque em Ver comprovante para o abrir. Só aparece se o clube tiver anexado o ficheiro.
• Se o valor for o que recebeu, toque em Confirmar 67 € no rodapé do painel: o botão mostra o valor declarado do comprovativo escolhido.
• Se não servir, escreva o motivo em Motivo, se o rejeitares e toque em Rejeitar, no rodapé do painel. O motivo é obrigatório, com um mínimo de 3 caracteres, e vale para o comprovativo escolhido. O clube vê-o e pode enviar outro comprovativo.

Quando confirma um comprovativo, o seu valor soma ao indicador. Enquanto houver comprovativos por rever, não pode libertar as vagas dessa cobrança.

4. Gira pagamentos parciais e excessos

• Se o confirmado não cobrir o total, a cobrança fica em Pago em parte até chegar o que falta.
• Se o clube pagar a mais, verá o aviso Pago a mais com o excedente. Para o devolver, use Devolver: consulte Recibos e devoluções da competição.
• Se uma participação for retirada depois de paga, verá o aviso de participações retiradas depois do pagamento, com o respetivo valor.
• Se uma decisão de Rejeitar ou Retirar não conseguiu recalcular a cobrança porque outra participação da inscrição tem uma tarifa mal configurada, verá o aviso: «Não foi possível recalcular a cobrança depois de rejeitar ou retirar: verifique as tarifas. Será tentado novamente automaticamente.». A participação rejeitada ou retirada continua na cobrança até ser recalculada.

5. Registe uma transferência recebida

Se o depósito chegar sem comprovativo, toque em Registar transferência recebida em Ações. Na janela, escreva o Valor recebido e, se quiser, uma Nota. Toque em Registar. Não é possível registar enquanto houver uma cobrança com cartão em curso.

6. Prolongue o prazo

Toque em Prolongar prazo em Ações. Em Nova data limite indique a data e a Hora, e toque em Prolongar. O clube será avisado. A nova data tem de ser posterior ao prazo atual. Só se prolongam as cobranças pendentes. Numa competição cancelada ou terminada, Prolongar prazo não aparece.

7. Anule a cobrança ou liberte as vagas

• Anular cobrança aparece se a cobrança não tiver dinheiro pago e não houver uma cobrança com cartão em curso. Escreva o Motivo da anulação e toque em Anular cobrança. A cobrança não se pode desfazer: as participações ficam isentas e não se volta a pedir esse pagamento. Se houver também um comprovativo por rever, o botão continua lá, mas a anulação não se conclui enquanto esse comprovativo estiver por rever: rejeite-o primeiro. Se o confirmar, a cobrança já tem dinheiro e não pode ser anulada.
• Libertar vagas por falta de pagamento retira as participações desse pagamento e deixa a vaga livre. Se o clube tiver pago algo, marque Confirmo que devolverei à parte o valor cobrado e toque em Libertar vagas. Libertar não devolve dinheiro: a devolução é feita por si. Enquanto houver comprovativos por rever, não é possível libertar.

8. Reveja a falta de pagamento automática

Com Ao enviar, quando o pagamento vence sem nada cobrado, sem comprovativos por rever e sem uma cobrança com cartão em curso, a Clybo’ liberta as vagas do clube quando o prazo termina e avisa-o por email depois. Não há aviso prévio, exceto o lembrete que tenha configurado. Se já houver algo pago ou comprovativos por rever, a Clybo’ avisa uma única vez e não liberta as vagas.

Com Após aprovação, o vencimento avisa o organizador da competição. Não liberta vagas.

Se algo não correr bem

• Rejeitar continua desativado: o motivo tem menos de 3 caracteres. Escreva um motivo mais longo.
• Anular cobrança não aparece: a cobrança já tem valor pago ou uma cobrança com cartão em curso. A anulação só é possível sem dinheiro cobrado.
• Libertar vagas não avança: há um comprovativo por rever ou uma cobrança com cartão em curso. Confirme ou rejeite o comprovativo, ou aguarde que a cobrança termine.
• Pago em parte não muda: falta confirmar o que ainda está por pagar, ou o clube ainda não o enviou.
• «Há um comprovativo pendente de revisão. Confirma-o ou rejeita-o antes de continuar.»: está a anular a cobrança com um comprovativo por rever. Rejeite esse comprovativo e tente de novo; se o confirmar, a cobrança já não pode ser anulada.
• Recibo bloqueado na ficha: faltam dados fiscais do clube. Complete-os no bloco Recibos de Clube › Configuração (ecrã Cobranças), que também vê na coluna lateral de Pagamentos › Configuração. Se o seu clube for cliente da Clybo’, estes dados são apenas de leitura, com o texto Alterar no Clybo’; preencha-os na Clybo’.
• «Não foi possível recalcular a cobrança depois de rejeitar ou retirar: verifique as tarifas. Será tentado novamente automaticamente.» na ficha da cobrança: outra participação da inscrição tem uma tarifa mal configurada. Corrija-a em Tarifas e vagas da competição. A Clybo’ volta a calcular a cobrança sozinha na passagem seguinte.

Próximo passo

• Recibos e devoluções da competição: transfira os recibos e devolva dinheiro.
• Reveja e aprove as inscrições da sua competição: ao aprovar, cria-se o pagamento se cobrar após a aprovação.
• Configure como se pagam as inscrições: método, momento e prazo.