Conferma i bonifici e i pagamenti della tua competizione

Quando un club paga con bonifico, carica una ricevuta del versamento. Il tuo compito è verificare che il denaro sia arrivato e confermarlo. Questa guida spiega la schermata Pagamenti, la scheda di ogni incasso e le azioni che hai su di esso.

Prima di iniziare

• Gli incassi sono configurati. Se non l’hai ancora fatto, segui Configura come si pagano le iscrizioni.
• Clybo’ non consulta la tua banca. Confermare una ricevuta è una tua decisione: confronta importo e riferimento con il bonifico che vedi sul tuo conto.
• La causale del bonifico è il riferimento dell’incasso. Scrivilo in Cerca club o riferimento per trovare l’incasso; puoi anche chiederlo al club.
• Se il denaro arriva senza ricevuta, registralo a mano con Registra un bonifico ricevuto.

Passo dopo passo

1. Apri Pagamenti

Tocca Pagamenti nel menu della competizione. L’intestazione mostra Incassato, In sospeso e Da confermare; sotto la cifra Da confermare vedi quante ricevute di bonifico attendono. Per vedere solo ciò che resta da controllare, usa il filtro Da confermare. Gli altri filtri sono Tutti, In sospeso, Scaduti, Pagati e Rimborsati. Puoi cercare con Cerca club o riferimento.

Ogni riga della tabella mostra Club, Metodo, Stato, Importo e Ricevuta. La colonna Metodo si compila appena il club invia una ricevuta di bonifico o avvia un pagamento con carta, anche se l’incasso è ancora in sospeso. Tocca il nome del club per aprire la sua scheda.

2. Leggi la scheda dell’incasso

La scheda mostra il club e l’importo. Sotto l’importo compaiono sempre il riferimento dell’incasso e, quando è noto, il metodo: Bonifico, Carta o Misto. Quando una riga della Causale ha più unità, la scheda mostra la quantità prima del nome (2 × Iscrizione). Ogni ricevuta mostra il nome del suo file e la dimensione. L’indicatore Pagato X su Y mostra quanto è stato confermato. Seguono le sezioni che hanno contenuto: Ricevute di bonifico, Causale, Rimborsi, Carta e Ricevuta. Rimborsi compare anche finché resta qualcosa da rimborsare. Azioni è in fondo.

Le azioni compaiono solo finché l’incasso è in sospeso.

3. Conferma o rifiuta ogni ricevuta

In Ricevute di bonifico ogni invio ha il suo stato: Da confermare, Confermato oppure Rifiutato, l’importo dichiarato dal club e la data. Scegli con il pallino accanto la ricevuta che controlli: all’apertura della scheda è già scelta la prima che resta da controllare.

• Tocca Vedi la prova di pagamento per aprirla. Compare solo se il club ha allegato il file.
• Se l’importo è quello che hai ricevuto, tocca Conferma 67 € nel piè del pannello: il pulsante mostra l’importo dichiarato della ricevuta scelta.
• Se non è valida, scrivi il motivo in Motivo, se la rifiuti e tocca Rifiuta, sempre nel piè del pannello. Il motivo è obbligatorio, con un minimo di 3 caratteri, e vale per la ricevuta scelta. Il club lo vede e può inviare un’altra ricevuta.

Quando confermi una ricevuta, il suo importo si somma all’indicatore. Finché ci sono ricevute da controllare, non puoi liberare i posti di quell’incasso.

4. Gestisci pagamenti parziali ed eccedenze

• Se quanto confermato non copre il totale, l’incasso resta in Pagato in parte finché non arriva il resto.
• Se il club paga di più, vedrai l’avviso Pagato in eccesso con l’eccedenza. Per rimborsarla, usa Rimborsa: consulta Ricevute e rimborsi della competizione.
• Se una partecipazione viene ritirata dopo il pagamento, vedrai l’avviso delle partecipazioni ritirate dopo il pagamento, con il relativo importo.
• Se una decisione Rifiuta o Ritira non ha potuto ricalcolare il pagamento perché un’altra partecipazione dell’iscrizione ha una tariffa configurata male, vedrai l’avviso: «Impossibile ricalcolare il pagamento dopo il rifiuto o il ritiro: verifica le tariffe. Verrà riprovato automaticamente.». La partecipazione rifiutata o ritirata resta nel pagamento finché non viene ricalcolata.

5. Registra un bonifico ricevuto

Se il versamento arriva senza ricevuta, tocca Registra un bonifico ricevuto in Azioni. Nella finestra scrivi l’Importo ricevuto e, se vuoi, una Nota. Tocca Registra. Non è possibile registrare finché c’è un incasso con carta in corso.

6. Proroga la scadenza

Tocca Proroga la scadenza in Azioni. In Nuova scadenza indica la data e l’Ora, poi tocca Proroga. Il club verrà avvisato. La nuova data deve essere successiva alla scadenza attuale. Si prorogano solo gli incassi in sospeso. In una competizione annullata o conclusa, Proroga la scadenza non compare.

7. Annulla l’incasso o libera i posti

• Esonera dal pagamento compare se l’incasso non ha denaro pagato e non c’è un incasso con carta in corso. Scrivi il Motivo dell’annullamento e tocca Annulla il pagamento. L’azione non si può annullare: le partecipazioni vengono esonerate e quel pagamento non viene più richiesto. Se c’è anche una ricevuta da controllare, il pulsante resta lì, ma l’annullamento non si completa finché quella ricevuta non è stata controllata: rifiutala prima. Se la confermi, l’incasso ha già denaro e non si può annullare.
• Libera i posti per mancato pagamento rimuove le partecipazioni da quel pagamento e lascia libero il posto. Se il club ha pagato qualcosa, seleziona Confermo che rimborserò separatamente l’importo incassato e tocca Libera i posti. Liberare i posti non restituisce denaro: il rimborso lo fai tu. Finché ci sono ricevute da controllare, non è possibile liberare.

8. Controlla il mancato pagamento automatico

Con All’invio, quando il pagamento scade senza nulla incassato, senza ricevute da controllare e senza un incasso con carta in corso, Clybo’ libera i posti del club allo scadere del termine e lo avvisa via email in seguito. Non c’è un avviso preventivo, tranne il promemoria che hai configurato. Se c’è già qualcosa di pagato o ricevute da controllare, Clybo’ avvisa una sola volta e non libera i posti.

Con Dopo l’approvazione, la scadenza avvisa l’organizzatore della competizione. Non libera posti.

Se qualcosa va storto

• Rifiuta resta disattivato: il motivo ha meno di 3 caratteri. Scrivi un motivo più lungo.
• Esonera dal pagamento non compare: l’incasso ha già un importo pagato oppure un incasso con carta in corso. L’annullamento è possibile solo senza denaro incassato.
• Libera i posti non procede: c’è una ricevuta da controllare o un incasso con carta in corso. Conferma o rifiuta la ricevuta, oppure attendi la fine dell’incasso.
• Pagato in parte non cambia: manca la conferma di ciò che resta da pagare, oppure il club non l’ha ancora inviato.
• «C’è una ricevuta di pagamento da verificare. Confermala o rifiutala prima di continuare.»: stai annullando l’incasso con una ricevuta da controllare. Rifiuta quella ricevuta e riprova; se la confermi, l’incasso non può più essere annullato.
• Ricevuta bloccata nella scheda: mancano i dati fiscali del club. Completali nel blocco Ricevute di Club › Impostazioni (schermata Incassi), che vedi anche nella colonna laterale di Pagamenti › Impostazioni. Se la tua società è cliente di Clybo’, questi dati sono di sola lettura, con il testo Modifica in Clybo’; li completi in Clybo’.
• «Impossibile ricalcolare il pagamento dopo il rifiuto o il ritiro: verifica le tariffe. Verrà riprovato automaticamente.» nella scheda del pagamento: un’altra partecipazione dell’iscrizione ha una tariffa configurata male. Correggila in Tariffe e posti della competizione. Clybo’ ricalcola il pagamento da solo al passaggio successivo.

Passo successivo

• Ricevute e rimborsi della competizione: scarica le ricevute e rimborsa denaro.
• Controlla e approva le iscrizioni della tua competizione: all’approvazione viene creato il pagamento se incassi dopo l’approvazione.
• Configura come si pagano le iscrizioni: metodo, momento e scadenza.