Confirma las transferencias y los pagos de tu competición

Cuando un club paga por transferencia, sube un justificante del ingreso. Tu trabajo es comprobar que el dinero ha llegado y confirmarlo. Esta guía explica la pantalla Pagos, la ficha de cada cobro y las acciones que tienes sobre él.

Antes de empezar

• Los cobros están configurados. Si no lo has hecho, sigue Configura cómo se pagan las inscripciones.
• Clybo’ no consulta tu banco. Confirmar un justificante es una decisión tuya: compara el importe y la referencia con el ingreso que ves en tu cuenta.
• El concepto de la transferencia es la referencia del cobro. Escríbela en Buscar club o referencia para encontrar el cobro; también puedes pedírsela al club.
• Si el dinero llega sin justificante, lo registras tú a mano con Registrar transferencia recibida.

Paso a paso

1. Abre Pagos

Pulsa Pagos en el menú de la competición. La cabecera muestra Cobrado, Pendiente y Por confirmar; bajo la cifra de Por confirmar ves cuántos justificantes esperan. Para ver solo lo que falta por revisar, usa el filtro Por confirmar. Los demás filtros son Todos, Pendientes, Vencidos, Pagados y Devueltos. Puedes buscar con Buscar club o referencia.

Cada fila de la tabla muestra Club, Método, Estado, Importe y Recibo. La columna Método se rellena en cuanto el club envía un justificante o inicia un pago con tarjeta, aunque el cobro esté aún pendiente. Pulsa el nombre del club para abrir su ficha.

2. Lee la ficha del cobro

La ficha muestra el club y el importe. Debajo del importe aparecen siempre la referencia del cobro y, cuando ya consta, el método: Transferencia, Tarjeta o Mixto. Cuando una línea de Concepto tiene varias unidades, la ficha muestra la cantidad delante del nombre («2 × Inscripción»). Cada justificante muestra el nombre de su fichero y su tamaño. El medidor Pagado X de Y indica cuánto se ha confirmado. Después vienen las secciones que tienen contenido: Justificantes, Concepto, Devoluciones, Tarjeta y Recibo. Devoluciones también aparece mientras quede algo por devolver. Acciones va al final.

Las acciones solo aparecen mientras el cobro está pendiente.

3. Confirma o rechaza cada justificante

En Justificantes cada envío tiene su estado: Por confirmar, Confirmado o Rechazado, el importe que declaró el club y la fecha. Elige con su botón redondo el justificante que revisas: al abrir la ficha viene elegido el primero que falta por revisar.

• Pulsa Ver justificante para abrirlo. Solo aparece si el club adjuntó el archivo.
• Si el importe es el que has recibido, pulsa Confirmar 67 € en el pie del panel. El botón muestra el importe declarado del justificante elegido.
• Si no sirve, escribe el motivo en Motivo si lo rechazas y pulsa Rechazar, también en el pie del panel. El motivo es obligatorio, de 3 caracteres como mínimo, y se aplica al justificante elegido. El club lo ve y puede enviar otro justificante.

Cuando confirmas un justificante, su importe suma al medidor. Mientras haya justificantes por revisar, no puedes liberar las plazas de ese cobro.

4. Gestiona pagos parciales y excesos

• Si lo confirmado no cubre el total, el cobro queda en Pagado en parte hasta que llegue lo que falta.
• Si el club paga de más, verás el aviso Pagado de más con el exceso. Para devolverlo, usa Devolver: consulta Recibos y devoluciones de la competición.
• Si una participación se retira después de pagar, verás el aviso de participaciones retiradas después del pago, con su importe.
• Si una decisión de Rechazar o Retirar no pudo recalcular el cobro porque otra participación de la inscripción tiene una tarifa mal configurada, verás el aviso «No se pudo recalcular el cobro tras rechazar o retirar: revisa las tarifas. Se reintentará solo.». La participación rechazada o retirada sigue en el cobro hasta que se recalcule.

5. Registra una transferencia recibida

Si el ingreso llega sin justificante, pulsa Registrar transferencia recibida en Acciones. En la ventana, escribe el Importe recibido y, si quieres, una Nota. Pulsa Registrar. No se puede registrar mientras hay un cobro con tarjeta en curso.

6. Amplía el plazo

Pulsa Ampliar plazo en Acciones. En Nueva fecha límite indica la fecha y la Hora, y pulsa Ampliar. Se avisará al club. La nueva fecha tiene que ser posterior al plazo actual. Solo se amplían los cobros pendientes. En una competición cancelada o finalizada no aparece Ampliar plazo.

7. Anula el cobro o libera las plazas

• Anular cobro aparece si el cobro no tiene dinero pagado y no hay un cobro con tarjeta en curso. Escribe el Motivo de la anulación y pulsa Anular cobro. El cobro no se puede deshacer: las participaciones quedan exentas y no se les vuelve a pedir ese pago. Si además hay un justificante por revisar, el botón sigue ahí, pero la anulación no se completa mientras ese justificante siga por revisar: recházalo primero. Si lo confirmas, el cobro ya tiene dinero y no se puede anular.
• Liberar plazas por impago retira las participaciones de ese pago y deja la plaza libre. Si el club ha pagado algo, marca Confirmo que devolveré aparte lo cobrado y pulsa Liberar plazas. Liberar no devuelve dinero: la devolución la haces tú. Mientras haya justificantes por revisar, no se puede liberar.

8. Revisa el impago automático

Con Al enviar, cuando el pago vence sin nada cobrado, sin justificantes por revisar y sin un cobro con tarjeta en curso, Clybo’ libera las plazas del club al vencer el plazo y le avisa por correo después. No hay aviso previo, salvo el recordatorio que hayas configurado. Si ya hay algo pagado o justificantes por revisar, Clybo’ avisa una sola vez y no libera las plazas.

Con Tras aprobar, el vencimiento avisa al organizador de la competición. No libera plazas.

Si algo no sale bien

• Rechazar sigue desactivado: el motivo tiene menos de 3 caracteres. Escribe un motivo más largo.
• Anular cobro no aparece: el cobro ya tiene importe pagado o un cobro con tarjeta en curso. Anular solo es posible sin dinero cobrado.
• Liberar plazas no avanza: hay un justificante por revisar o un cobro con tarjeta en curso. Confirma o rechaza el justificante, o espera a que termine el cobro.
• Pagado en parte no cambia: falta confirmar lo que queda por pagar, o el club todavía no lo ha enviado.
• «Hay un justificante pendiente de revisar. Confírmalo o recházalo antes de continuar.»: anular el cobro con un justificante por revisar. Rechaza ese justificante y vuelve a intentarlo; si lo confirmas, el cobro ya no se puede anular.
• Recibo bloqueado en la ficha: faltan datos fiscales del club. Complétalos en el bloque Recibos de Club › Ajustes (pantalla Cobros), que también ves en la columna lateral de Pagos › Ajustes. Si tu club es cliente de Clybo’, esos datos son de solo lectura, con el texto Cambiar en Clybo’; los completas en Clybo’.
• «No se pudo recalcular el cobro tras rechazar o retirar: revisa las tarifas. Se reintentará solo.» en la ficha del cobro: otra participación de la inscripción tiene una tarifa mal configurada. Corrígela en Tarifas y plazas. Clybo’ vuelve a calcular el cobro solo en su siguiente pasada.

Siguiente paso

• Recibos y devoluciones de la competición: descarga los recibos y devuelve dinero.
• Revisa y aprueba las inscripciones de tu competición: al aprobar, se crea el pago si cobras tras aprobar.
• Configura cómo se pagan las inscripciones: método, momento y plazo.